29.12.2014

Faktury, umowy, korespondencja z klientami, dokumentacja kadrowo-płacowa to codzienność każdej firmy. Jak sprawnie zarządzać dokumentami, nie tracąc przy tym niepotrzebnie czasu i pieniędzy?

Dokumenty to jedno z głównych źródeł informacji w firmie. Często zawarte w nich dane determinują podejmowanie najważniejszych decyzji, co wpływa na funkcjonowanie całej organizacji. Co stanowi główny problem w zarządzaniu nimi? Często wbrew pozorom nie jest to sama liczba dokumentów, ale ich różnorodność i późniejsza dystrybucja wewnątrz danej organizacji.

Prowadzenie firmowego archiwum wymaga przeznaczenia na ten cel powierzchni. W przypadku dużych firm mogą być to nawet całe hale magazynowe, dedykowane przechowywaniu dokumentacji. Znaczna część dokumentów musi być składowana tak długo, jak długo istnieje przedsiębiorstwo lub kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat od daty zakończenia konkretnej sprawy. W mniejszych organizacjach archiwizacją najczęściej zajmują się pracownicy w ramach swoich codziennych zadań. Jednak im większy wolumen dokumentów, tym większa ilość osób zostaje zaangażowana w obsługę takiego procesu. Nie zapominajmy jednak, że archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów, ale także ich porządkowanie, rejestracja w bazie danych, udostępnianie, brakowanie i niszczenie.

Najlepszym sposobem obniżenia kosztów i usprawnienia procesu zarządzania dokumentacją jest jego dostosowanie do potrzeb firmy w oparciu o posiadane przez nią zasoby i możliwości. W większości przypadków optymalnym rozwiązaniem okazuje się outsourcing, który pozwala zredukować wydatki z tego zakresu nawet o kilkadziesiąt procent i jednocześnie oddelegować na zewnątrz czynności, nie związane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa.

Model zewnętrzny
Zarządzanie i obsługa dokumentacji jest w coraz większym stopniu wydzielana przez firmy na zewnątrz. Według badań Ipsos z outsourcingu tego obszaru korzysta już 25 proc. firm., a rynek takich usług w Polsce jest warty pół miliarda złotych (532 mln). Nierzadko zdarza się, że nowo powstające lub wchodzące na polski rynek przedsiębiorstwa, w tym nawet bardzo duże organizacje, od początku swojej działalności stawiają na outsourcing. W takim modelu zdecydowana większość działań operacyjnych jest prowadzona poza strukturą firmy. W samej organizacji ich pracą kieruje zaledwie kilku specjalistów. Do ich zadań należy koordynacja współpracy z zewnętrznym dostawcą, odpowiadającym za obsługę danego obszaru.

Tradycyjna archiwizacja należy do najpopularniejszych usług zlecanych na zewnątrz. Z takiego rozwiązania korzysta 73 proc. firm. Równie popularna jest także elektroniczna archiwizacja (66 proc.).

Blisko połowa badanych firm korzysta z dostarczania aplikacji informatycznych wspierających zarządzanie dokumentacją (48 proc.). Niesłabnącą popularnością cieszą się także obsługa kancelarii (38 proc.), rejestracja danych w systemach klienta oraz elektroniczny obieg dokumentów (po 34 proc. wskazań).

Pionierem w zakresie wykorzystania outsourcingu w obszarze zarządzania dokumentami był sektor telekomunikacyjny. Firmy z tej branży jako pierwsze na szerszą skalę wdrażały rozwiązania usprawniające obieg dokumentacji klienckiej i optymalizujące zaplecze administracyjne. Dziś, w miarę rozwoju rynku, tą drogą podąża coraz więcej przedsiębiorstw, także z innych sektorów.

Branża handlowa, produkcyjna oraz infrastrukturalna najczęściej stosują outsourcing back-office w działach administracyjnych. Z kolei sektor telekomunikacyjny, a także finansowy masowe przetwarzanie dokumentów zleca w obsłudze klienta. Natomiast przedsiębiorstwa produkcyjne powierzają zewnętrznym podmiotom całość zadań back-office w ramach sprzedaży i marketingu. Największym potencjałem rozwoju od kilku lat charakteryzuje się sektor energetyczny, który po liberalizacji rynku coraz większą uwagę przykłada do optymalizacji kosztów i tym samym otwiera się na outsourcing.

Rozwiązania outsourcingowe z zakresu zarządzania dokumentami coraz odważniej stosuje także sektor MŚP. Mniejsze firmy przekonały się, że wydzielenie pewnych czynności na zewnątrz, nawet przy niewielkiej skali operacji, pomaga generować wymierne oszczędności. Tacy klienci korzystają przede wszystkim z prostszych
usług jak przechowywanie, porządkowanie i skanowanie dokumentacji.

Co obejmuje usługa archiwizacji?
Usługa archiwizacji w modelu outsourcingowym – mówiąc najprościej – polega na przejęciu dokumentów od klienta, oznaczeniu ich unikalnymi kodami kreskowymi, rejestracji w systemie, nadaniu im kategorii archiwalnych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz zgromadzeniu ich w magazynie firmy zewnętrznej. A jak to wygląda w szczegółach?

Na przykład ArchiDoc wypracował model, w którym na początku współpracy tworzony jest katalog akt oraz warunki przejęcia dokumentów z lokalizacji klienta. Pierwszym etapem właściwego procesu jest bezpieczny transport dokumentacji do centrum operacyjnego zewnętrznego partnera. Po przyjęciu dokumentacji w magazynie archiwalnym, jednostki aktowe są oklejane kodami kreskowymi i rejestrowanie w systemie. Wszystko to odbywa się w oparciu o ustalony z klientem katalog akt, czyli kryteria którymi opisywane są poszczególne rodzaje dokumentacji (tzw. metryki lub indeksy) oraz poziom rejestracji (pudło, segregator, teczka, dokument).

Jeśli proces zakłada przetworzenie na postać elektroniczną całości lub wytypowanej części dokumentacji, jest ona przygotowywana do digitalizacji. Kody kreskowe jednostek aktowych są korelowane z kodami kreskowymi pudeł archiwizacyjnych, które trafiają do lokalizacji magazynowych. Nowoczesny magazyn archiwalny umożliwia składowanie dokumentów w systemie tzw. wysokiego składu. Całość operacji śledzona jest w programie informatycznym, w którym każdy obiekt (dokument, teczka, pudło archiwistyczne) posiada swój unikatowy kod kreskowy powiązany z informacją o zawartości danego obiektu.

Pracownicy klienta otrzymują dostęp online do aplikacji umożliwiającej przeglądanie elektronicznych wersji dokumentów oraz zamawianie oryginałów i skanów. Zaawansowany system uwierzytelniania oraz gradacja uprawnień użytkowników zapewnia dokumentom odpowiednią ochronę. Dzięki aawansowanym opcjom raportowania system umożliwia także bieżące monitorowanie pracy.

Usługa obejmuje także cykliczne brakowanie, czyli raportowanie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął oraz bezpieczne niszczenie akt. Zasób już przechowywany może być systematycznie uzupełniany o nowe dokumenty, przejmowane na bieżąco od klienta.

Krok po kroku
Większość firm do outsourcingu przekonuje się stopniowo. Odbiorcy usług w większości przypadków początkowo decydują się na wydzielenie na zewnątrz najprostszych procesów, z czasem rozszerzając zakres takiej współpracy.

Sama archiwizacja dokumentów coraz rzadziej występuje jako samodzielne rozwiązanie. Najczęściej traktowana jest jako usługa towarzysząca np. obsłudze korespondencji przychodzącej. Coraz więcej firm dostrzega także korzyści z archiwizacji dokumentów zorganizowanej w formie elektronicznej. Umożliwia to znacznie większą swobodę i szybkość działania, szczególnie w przypadku dużych podmiotów, posiadających oddziały na terenie całego kraju.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie redukuje koszty związane z bieżącą obsługą administracyjną firmy. Wyeliminowane zostają procesy związane z drukowaniem, przesyłaniem oraz powielaniem dokumentów. Ponadto, przedsiębiorstwo decydujące się na elektroniczną wersję pism zyskuje szybszy oraz dużo sprawniejszy obieg korespondencji pomiędzy pracownikami, dzięki czemu skraca się czas obsługi klienta. Należy pamiętać, że sprawne zarządzanie masową ilością korespondencji – fakturami, umowami czy reklamacjami – ma bezpośredni wpływ na efektywność działania firmy.

Z drugiej strony archiwizacja w formie elektronicznej zapewnia także wyższy poziom bezpieczeństwa dokumentu oryginalnego. Dostęp do pojedynczego pliku zgromadzonego w repozytorium elektronicznym jest ściśle monitorowany i kontrolowany, a każde otwarcie dokumentu oraz zapytanie o wersję oryginalną jest rejestrowane.

Koszty i korzyści
Każdy projekt z zakresu zarządzania dokumentacją jest wyceniany indywidualnie, w zależności od potrzeb danej firmy. Koszty usługi outsourcingowej kalkulowane są w oparciu o ilość obsługiwanych dokumentów i złożoność procesu. Na pewno widoczny jest tu efekt skali, czyli im większy wolumen dokumentacji, tym widoczniejsze oszczędności finansowe dla firmy.

Firmy outsourcingowe dysponują odpowiednią infrastrukturą, zarówno logistyczną, jak i informatyczną oraz wykwalifikowaną kadrą pracowników. Dzięki temu zleceniodawca usługi nie ponosi kosztów wynajęcia powierzchni magazynowej, zakupu i utrzymania specjalistycznych urządzeń oraz oprogramowania komputerowego, a także nie musi zatrudniać osób do obsługi archiwum. Przede wszystkim zyskuje jednak dostęp do know-how firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w takiej działalności. Pozwala to realizować procesy związane z obsługą dokumentów znacznie efektywniej i taniej. Skala możliwych oszczędności zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ilości operacji oraz złożoności procesów przed wdrożeniem rozwiązań firmy zewnętrznej.

Kolejną zaletą outsourcingu z zakresu zarządzania dokumentami jest właściwa ochrona zawartych w nich danych, zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi z tego zakresu. Firmy zewnętrzne są zobligowane do stosowania rygorystycznych
norm bezpieczeństwa, zarówno na płaszczyźnie fizycznej (właściwe warunki lokalowe, odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, ochrona), jak i informatycznej (szyfrowanie danych, ochrona przed atakami z zewnątrz). Dzięki temu zleceniodawca usługi zyskuje łatwy i wygodny dostęp do dokumentów, nie martwiąc się o administracyjną stronę obsługi tego procesu.

Kompleksowa oferta z zakresu zarządzania dokumentacją pozwala firmom wydzielić na zewnątrz nawet cały obszar back office i wyeliminować większość problemów związanych z obiegiem informacji w organizacji. Do szerszego wykorzystywania rozwiązań z tego zakresu w dużej mierze przyczynia się większa świadomość klientów, którzy coraz mniej obawiają się powierzania swoich dokumentów zewnętrznym dostawcom.

Marcin Ogrodnik,
dyrektor ds. sprzedaży ArchiDoc