29.08.2023
[case study] Digitalizacja papierowego archiwum dla brytyjskiej firmy doradztwa inwestycyjnego
Grupa OASIS, której częścią jest ArchiDoc, wspomogła cyfryzację jednej brytyjskich firm zajmujących się doradztwem inwestycyjnym w modelu wealth management. Powierzenie procesu digitalizacji archiwum zewnętrznemu partnerowi pozwoliło zmniejszyć koszty wdrożenia nowej technologii o 50%.
Grupa OASIS, której częścią jest ArchiDoc, wspomogła cyfryzację jednej brytyjskich firm zajmujących się doradztwem inwestycyjnym w modelu wealth management. Powierzenie procesu digitalizacji archiwum zewnętrznemu partnerowi pozwoliło zmniejszyć koszty wdrożenia nowej technologii o 50%.
ArchiDoc to jedna z największych polskich firm oferujących usługi z obszaru zarządzania dokumentami i obsługi procesów biznesowych. Należymy do Grupy OASIS, która jest kompleksowym dostawcą usług zarządzania informacjami, w tym archiwizacji dokumentów i wprowadzania ich elektronicznego obiegu dla klientów w całej Europie. Sami budujemy autorskie technologie, które pozwalają na automatyzację procesów, a także korzystamy ze sprawdzonych rozwiązań partnerów zewnętrznych, dzięki czemu nasi klienci w Polsce, a poprzez Grupę OASIS – także w Europie, mogą optymalizować własne zasoby, oszczędzając czas i redukując koszty.
Zarówno w ArchiDoc, jak i w całej Grupie OASIS wspieramy klientów niezależnie od etapu transformacji cyfrowej na jakim się znajdują. Tak było w przypadku brytyjskiej firmy świadczącej usługi doradztwa inwestycyjnego w modelu wealth management, która zwróciła się do OASIS o wsparcie przeprowadzenia procesu cyfryzacji.
Sytuacja wyjściowa: niedawno wprowadzony elektroniczny obieg dokumentów
W momencie rozpoczęcia projektu firma zatrudniała ponad 75 pracowników i osiągała ponad 15 milionów funtów rocznego przychodu. Kilka miesięcy wcześniej wdrożyła nowy system elektronicznego obiegu dokumentów, którego zadaniem było uproszczenie tworzenia i zarządzania danymi cyfrowymi. Nowe podejście oparte na digitalizacji miało zapewnić prosty dostęp do repozytorium dokumentów w wersji elektronicznej i ułatwić obieg dokumentacji klientów.
Dla brytyjskiej firmy wyzwaniem było istniejące archiwum papierowe. Składało się z tysiąca pudeł archiwizacyjnych, które zawierało około 14 000 teczek z dokumentami klientów. Zadaniem było zeskanować dokumentację tak, żeby można było z niej korzystać w nowym systemie elektronicznego obiegu dokumentów.
Wyzwanie: digitalizacja dokumentów zgodnie z normą jakości
Z punktu widzenia klienta, wyzwaniem okazało się wdrożenie nowego zespołu, który miał ograniczone doświadczenie w świadczeniu usług skanowania dokumentacji. Ponadto, konieczne byłoby poniesienie kosztów związanych z zapewnieniem zasobów niezbędnych do przeprowadzenia procesu: urządzenia do skanowania, oprogramowanie oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników z tematów dotyczących digitalizacji. Wymagana było także certyfikacja BS10008:2020, która dotyczy weryfikacji zasobów elektronicznych, ich przechowywania i udostępniania. Była ona niezbędna, żeby cały proces digitalizacji przedsiębiorstwa przebiegł zgodnie z prawem.
Rozwiązanie: cyfryzacja ze wsparciem partnera zewnętrznego
Wbrew częstemu przekonaniu, przeprowadzenie skanowania dokumentacji własnymi siłami nie zawsze znajduje uzasadnienie biznesowe. Także w tym przypadku outsourcing okazał się efektywniejszym rozwiązaniem.
W ramach Grupy OASIS mogliśmy odpowiedzieć na potrzeby klienta. Zaangażowaliśmy doświadczonych członków zespołu, którzy uczestniczyli w różnorodnych projektach digitalizacji dokumentów i mieli na ten temat szeroką wiedzę. Bazując na naszych zasobach, mogliśmy szybko przystąpić do pracy a jej skalę na bieżąco dostosowywać do okoliczności. W rezultacie skróciliśmy czas realizacji projektu w porównaniu do pierwotnych założeń. Ponadto, zapewniliśmy pełną zgodność ze standardami branżowymi, w tym wypadku brytyjskimi, co było kluczowe dla klienta.
Korzyści: ograniczenie kosztów o 50%, czasu – o 75%
Dzięki zleceniu digitalizacji archiwum zewnętrznej firmie klient odnotował 50% oszczędności w porównaniu do sytuacji, w której skanowanie przeprowadzałby własnymi siłami. Projekt został ukończony w mniej niż 3 miesiące, co stanowiło jedynie 25% przewidywanego czasu przy digitalizacji dokumentów przez wewnętrzny zespół pracowników.
Klient uzyskał dostęp do wszystkich starszych dokumentów swoich klientów w wersji cyfrowej zgromadzonych w jednym centralnym repozytorium. To pozwoliło na znacznie bardziej efektywną pracę wdrożonego elektronicznego obieg dokumentów i efektywne zarządzanie informacjami.
Cała dokumentacja została zdigitalizowana zgodnie z normą BS10008:2020, co pozwoliło na korzystanie z danych elektronicznych zgodnie z lokalnymi przepisami. Ponadto, papierowe archiwum zostało bezpiecznie zniszczone (usługa brakowania), co dodatkowo ograniczyło koszty przechowywania.
Jednym słowem
Zaproponowaliśmy efektywną kosztowo digitalizację dokumentów, które przyniosło 50% oszczędności w porównaniu z wewnętrznym skanowaniem. Dostarczyliśmy klientowi zarówno obrazy dokumentów, jak i metadane w formacie kompatybilnym z elektronicznym obiegiem dokumentów, który u siebie wdrożył. Wszystkie dane zostały bezpiecznie przesłane za pomocą szyfrowanego środowiska SFTP, do którego dostęp był możliwy wyłącznie dla nas i dla klienta za pomocą IP.
Więcej informacji dostępnych pod tym linkiem.