30.08.2011

Ekologiczne zarządzanie przedsiębiorstwem nie jest jedynie podyktowane modą, ale przede wszystkim ekonomią. Ekologiczny obieg dokumentów w firmie przynosi korzyści równocześnie przedsiębiorstwu oraz środowisku. Firma zyskuje finansowo i wizerunkowo, troszcząc się przy tym o stan natury.

E-dokumenty
Możliwości jakie dają technologie XXI wieku, pozwalają właścicielom firm na sprawne prowadzenie biznesu w sposób odpowiedzialny. Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie efektywne i ekologiczne. W zależności od potrzeb można zdecydować się na system zarządzający dokumentami wewnątrz przedsiębiorstwa lub zlecać taką usługę „na zewnętrz" firmom zajmującym się outsourcingiem. Ilość wytwarzanej dokumentacji oraz zasoby, które posiada firma to najważniejsze czynniki, kształtujące zapotrzebowanie na konkretne rozwiązania. Systemy zarządzania e-dokumentami pozwalają na segregowanie, opisywanie i archiwizowanie danych, co znacznie ułatwia ich powtórne odszukanie oraz modyfikację.

Wrocławska firma GreenPost Sp. z o.o. oferuje aplikacje, umożliwiające zarządzanie informacjami biznesowymi otrzymywanymi w korespondencji poprzez gromadzenie danych oraz możliwość wysyłki dokumentacji np. faktur z dołączonym podpisem elektronicznym. Wszelkie informacje podlegają archiwizacji na zewnętrznych serwerach internetowych, dlatego dokumentacja jest dostępna dla pracowników w każdym miejscu na świecie z dostępem do internetu. Firma w swojej misji wskazuje na innowacyjny i proekologiczny wymiar swojego produktu, który z pewnością wpłynie pozytywnie na wizerunek ich klientów.

Na rynku istnieje również wiele przedsiębiorstw oferujących outsourcing firmowej korespondencji w wypadku, gdy firma nie jest w stanie podjąć się w pełni zarządzania dokumentacją. Gdzie w tym wszystkim jest ekologia? Wytwarzane przez firmę faktury i umowy nie muszą być wielokrotnie drukowane ani powielane. To nie zwykła oszczędność papieru, ale przede wszystkim odpowiedzialne zarządzanie posiadanymi zasobami. Mniej zużytego papieru, oznacza mniej ściętych drzew oraz kosztów, jakie ponosi środowisko z tytułu jego wytworzenia, zmagazynowania i dostarczenia.

– Połączenie redukcji wydatków z ochroną środowiska sprawia, że na całym świecie systematycznie przybywa przedsiębiorców, którzy decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – mówi Konrad Rochalski, prezes Outsourcing Experts S.A.

Korzyści
Gromadzenie, przetwarzanie i wysyłanie dokumentów w wersji elektronicznej to spora oszczędność czasu, materiałów oraz pieniędzy. Pracownik jest w stanie w dużo szybszym czasie odnaleźć potrzebną umowę czy fakturę, kontrolować ścieżki obiegu dokumentów, a przez to wydajniej pracować. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów znacznie usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami różnego szczebla i kontrolę nad przepływem informacji. Zgromadzone dane nie zalegają już na półkach, w pokrytych kurzem segregatorach, ale są zawsze dostępne w systemie elektronicznym. Tradycyjne wersje dokumentów to zużyty papier i tonery, które jako opady niepodlegające biodegradacji negatywnie oddziaływają na środowisko zewnętrzne. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie tylko rozwiązanie dla dużych firm zużywających tony papieru rocznie, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Argument o oszczędności pieniędzy przekona każdą organizację bez względu na jej wielkość, jak podkreśla Konrad Rochalski: – Wprowadzenie outsourcingu obsługi korespondencji pozwala firmie na zmniejszenie kosztów operacyjnych nawet o 20%.

Pożeracze energii
Oszczędność pieniędzy i ochrona środowiska są niewątpliwie najważniejszymi argumentami przemawiającymi za ekologicznym obiegiem dokumentów w firmie. Co jednak z serwerami, które gromadzą dane wysyłane przez setki przedsiębiorstw? Jaki jest ich wpływ na środowisko naturalne?

Pomieszczenia profesjonalnych serwerowni muszą być odpowiednio przygotowane, tak by umożliwić maszynom jak najlepsze działanie. Temperatura powietrza nie powinna przekraczać 20 stopni, a wilgotność powietrza nie może być większa niż 45%. Wiąże się to z zakupem kosztownego sprzętu, który automatycznie reguluje wszystkie parametry w pomieszczeniu serwerowni. Dodatkowo, aby zapewnić optymalną pracę komputerów, maszyny podpięte są do kilku źródeł zasilania oraz łącz internetowych. W razie awarii, serwery nie przestaną działać i będą nadal bezpiecznym miejscem przechowywania danych. Środowisko naturalne płaci wysoką cenę za niezawodność tych maszyn. Według badań przeprowadzonych przez Lawrence Berkeley National Laboratories energia zużywana przez serwery przechowujące dane w USA wynosi tyle, co moc pięciu tysiącwatowych elektrowni. Należy przy tym zaznaczyć, że wykorzystane możliwości przeciętnego data center wynosi 5-20%. Serwery są zatem pożeraczami energii elektrycznej; już dziś szacuje się, że urządzenia teleinformatyczne wytwarzają ok. 2% globalnego CO2. Wraz z rozwojem nowych technologii wartość ta zapewne będzie rosnąć. Z pomocą jednak przychodzą rozwiązania proponowane przez Zielone IT.

Firmy mogą zaopatrzyć się w energooszczędne, a jednocześnie bezawaryjne serwery. Zielona serwerownia jest projektowana w oparciu o indywidualne potrzeby klienta, a maszyny pobierają energię elektryczną tylko wtedy, gdy jest ona im potrzebna. Komputery nie wymagają zwiększonego chłodzenia, a specjalne aplikacje wspomagają optymalne wykorzystanie informacji biznesowych poprzez platformy hostingowe czy programy do kompresji danych. Choć budowa systemu informatycznego opartego o zasady Zielonego IT wymaga sporych nakładów pieniężnych to IBM szacuje, że inwestycja w nowe, ekologiczne technologie może zwrócić się już po 2 latach użytkowania.

Odpowiedzialność przede wszystkim
Nowe technologie dostarczają rozwiązań umożliwiających racjonalne i odpowiedzialne zarządzanie firmą. Ekologiczny obieg dokumentacji oparty na cyfryzacji wszelkich danych powoduje oszczędność surowców w postaci papieru czy energii elektrycznej oraz zwiększenie efektywności pracowników poprzez udoskonalenie przepływu informacji. Dokumenty są zawsze dostępne na czas i mogą być wielokrotnie modyfikowane bez szkody dla środowiska. Ekologiczne innowacje w postaci Zielonego IT umożliwiają budowę centrów informacji z odpowiednią troską i dbałością o stan środowiska naturalnego.

Odpowiedzialność przedsiębiorstwa może przejawiać się w wielu aspektach: budowy pozytywnych relacji z pracownikami, klientami, dostawcami czy społecznością lokalną. Jednak to właśnie ochrona środowiska powinna stać się priorytetem w projektowaniu rozwiązań technologicznych przyszłości.