17.06.2010

Sektor energetyczny w Polsce znajduje się w fazie przekształceń strukturalnych i wymaga dużych nakładów inwestycyjnych. Rynek konsoliduje się, a podmioty należące dotychczas do Skarbu Państwa są stopniowo prywatyzowane. Jeszcze w 2009r. czołowe firmy z tej branży przedstawiły imponujące plany rozwoju, np. PGE zapowiedziało inwestycje na poziomie 39 mld zł, a Turon do 2010r. chce zainwestować 13,5 mld zł. W największym stopniu środki te będą przeznaczone na rozbudowę infrastruktury np.: nowych mocy wytwórczych, modernizację istniejących aktywów wydobywczych i sieci dystrybucyjnej czy dywersyfikację nośników energii. Jednak do zrównoważonego rozwoju potrzebne jest również sprawnie działające zaplecze. Cechą charakterystyczną branży energetycznej – podobnie jak telekomunikacyjnej czy bankowej – jest duża liczba klientów końcowych, których obsługa generuje masowe ilości różnego typu dokumentów np.: umów, faktur i reklamacji. Coraz częściej firmy z sektora utilities nawiązują umowy z firmami zewnętrznymi, które zajmują się kompleksową obsługą obiegu informacji w firmach – od przetwarzania dokumentów na postać elektroniczną oraz wprowadzania danych, po ich porządkowanie i udostępnianie online. Jak pokazuje doświadczenie, obsługa kancelaryjna realizowana w modelu outsourcingowym przynosi przedsiębiorstwom liczne korzyści, z których najważniejszą jest możliwość koncentracji na podstawowej działalności oraz optymalizacja kosztów. Taka forma współpracy pozwala także na szybkie dostosowywanie wielkości kontraktu do bieżącej sytuacji firmy, np. nagłej zmiany liczby klientów. Nie ulega wątpliwości, że restrukturyzacja i prywatyzacja sektora energetyki w Polsce sprawia, że coraz większe znaczenie zyskuje przejrzystość procedur oraz efektywny obieg dokumentów w strukturach poszczególnych podmiotów. Grupa Turon – największy w Polsce sprzedawca energii – za pośrednictwem firmy outsourcingowej stworzył tzw. data room, czyli centralną bazę dokumentów. Ułatwi ona przeprowadzenie procesu due diligence, związanego z przygotowaniem do debiutu giełdowego i przekształceniami własnościowymi spółek wchodzących w skład grupy. Skanowaniu dokumentów towarzyszył proces ich metrykowania, czyli opisywania według parametrów zdefiniowanych wcześniej przez Turon. Operatorzy outsourcera dokonali również podziału dokumentacji na poszczególne kategorie, zgodnie ze specyfikacją przekazaną przez klienta. Dzięki zeskanowaniu i opracowaniu dokumentów podmioty zewnętrzne, prowadzące audyty w spółkach, zyskały szybki i wygodny dostęp do pełnej dokumentacji finansowej badanych podmiotów. Wsparcie systemowe działań administracyjnych w organizacjach, które przetwarzają tysiące dokumentów, ma na celu nie tylko obniżenie kosztów, ale przede wszystkim ułatwienie codziennej pracy i usprawnienie komunikacji z klientem.

Powyższy przykład wyraźnie pokazuje, że w przypadku dużych firm z branży energetycznej współpraca z renomowanym outsourcerem przynosi korzyści w postaci szybkiego dostępu do informacji, specjalistycznej infrastruktury informatycznej i know-how oraz optymalizacji wykorzystania zasobów ludzkich. Ponadto, gruntowna analiza biznesowa, poprzedzająca większość wdrożeń, pozwala dobrze poznać procesy realizowane przez klienta i w rezultacie dobrać rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb danej organizacji. Jednocześnie, dzięki uporządkowaniu dokumentów oraz ich digitalizacji, możliwe jest zwiększenie efektywności funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

W obliczu zmian, jakie czekają krajowy system energetyczny, związanych między innymi z wymaganiami stawianymi przez Unię Europejską, powierzenie obsługi poszczególnych procesów specjalistom z firm zewnętrznych może okazać się jednym z kluczowych czynników skutecznego konkurowania o klientów.

Konrad Rochalski, ArchiDoc SA