05.08.2011

Akta osobowo-płacowe to rodzaj dokumentacji, której przechowywanie i przetwarzanie regulują odrębne przepisy. Takie akty prawne jak Kodeks Pracy oraz ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (wraz z rozporządzeniami wykonawczymi: Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej) obejmują ją szczególną ochroną, nakazując przechowywanie przez 50 lat. Data, od której zaczyna się ten okres, jest jednak różna. Gdy chodzi o akta osobowe, staje się nią moment zwolnienia pracownika, zaś w przypadku działalności placówki liczy się ona od daty rocznej sporządzenia dokumentu. Zgodnie z tymi przepisami obsługą wspomnianego typu materiałów mogą zajmować się tylko podmioty wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka danego województwa. Na akta osobowo-płacowe składają się: teczki akt osobowych, karty zarobkowe, karty zasiłkowe oraz listy płac.

Wśród firm oferujących obsługę akt istnieje bardzo duża konkurencja – obecnie tego rodzaju działalność ma zarejestrowaną przeszło 2 tyś. podmiotów gospodarczych. Większość firm prywatnych prowadzących usługi dotyczące przechowywania akt zajmuje się zarówno „przechowalnictwem", jak i bieżącą obsługą archiwów zakładowych, przy czym o ile pierwsza działalność raczej nie przynosi zysków, to druga może być dochodowa – oczywiście pod warunkiem posiadania dobrych klientów.

Firmy boją się biznesu na 50 lat…

Bieżąca obsługa archiwów zakładowych polega na przejęciu do magazynów zajmującej się tym firmy całej dokumentacji wytwarzanej w istniejącym przedsiębiorstwie. Do obowiązków firmy przechowującej należy składowanie akt we właściwych warunkach, ich uporządkowanie, stworzenie ewidencji oraz udostępnianie ich na każde wezwanie klienta. Gdy takie się pojawi, pracownicy wyszukują dokumentację z wykorzystaniem informatycznego systemu archiwum/repozytorium i przekazują ją do udostępnienia. Zleceniodawca decyduje przy tym, czy ma ono nastąpić w formie papierowej, czy też elektronicznej. W grę wchodzi więc wysyłanie kurierem oryginalnych dokumentów lub pocztą elektroniczną ich skanów (niekiedy skanuje się nie tylko dokumenty zamawiane przez klienta, ale również całość akt). Przy aktach objętych ochroną przez ustawę o ochronie danych osobowych przesyłanie dokumentów pocztą elektroniczną wiąże się z ich uprzednim zaszyfrowaniem. Nic więc dziwnego, że firmy prywatne zamiast akt pracowniczych, które przez pół wieku muszą „leżakować" w magazynach, wolą przejmować i przechowywać dokumentację o krótszym czasie przechowywania.

Wyjaśnienie tej sytuacji jest proste: nie istnieje działalność gospodarcza, która pozwoliłaby w tak długim okresie przewidzieć uwarunkowania prawne i koszty związane z jej prowadzeniem.
Natomiast w przypadku dokumentacji przechowywanej przez 5 lub 10 lat można już nie tylko w miarę realnie oszacować koszty tej operacji, ale także po upływie danego okresu… „przewietrzyć" magazyny, wybrakowując przy tym nieaktualną dokumentację. Zanim do tego dojdzie, zazwyczaj nie trzeba jej udostępniać, wystawiać zaświadczeń i odpisów. Takiej dokumentacji nie dotyczy również cennik znajdujący się w rozporządzeniu ministra kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. Ogranicza to „zdzierstwo", jakie uprawiali prywatni przechowawcy korzystający z faktu, że tylko oni mają dostęp do przechowywanych dokumentów.

(…)

Liderem rozwiązań outsourcingowych w dziedzinie zarządzania dokumentami jest istniejąca od 1994 r. spółka ArchiDoc, wchodząca w skład holdingu Grupa Outsourcing Experts (GOE). Marcin Ogrodnik, menedżer działu wsparcia sprzedaży tej firmy, potwierdza, że ArchiDoc umożliwia zeskanowanie przejmowanej dokumentacji i przechowywanie jej w formie elektronicznej:
– Rozwiązanie to niesie ze sobą interesujący model polegający na zeskanowaniu wszystkich lub wybranych dokumentów z teczki osobowej oraz kart zarobkowych i kart zasiłkowych. Uprawniony pracownik zleceniodawcy po załogowaniu się i uwierzytelnieniu w systemie otrzymuje dostęp do obrazów w/w dokumentów. Powyższe pozwala na sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu bez konieczności sięgania do oryginałów dokumentów – opowiada Ogrodnik.

Drugi z modeli współpracy, w jakich najczęściej realizowana jest obsługa akt osobowo-płacowych pracowników zwolnionych, polega na przejęciu przez docelowego przechowawcę
dokumentacji po zlikwidowanych przedsiębiorstwach i udostępnianiu poszczególnych akt na wniosek m.in. byłych pracowników przedsiębiorcy. Zleceniobiorca zobowiązuje się do udostępniania przechowywanych dokumentów, wydawania kserokopii i odpisów osobom i instytucjom do tego upoważnionym. Zwykle wygląda to tak, że w przypadku otrzymania zapytania pracownicy danej firmy sprawdzają stan dokumentacji, możliwości realizacji zamówienia oraz dokonują jego wyceny. Zamawiający opłaca koszty wykonania odpisów lub kopii w momencie nadejścia przesyłki z dokumentami. Opłaty za świadczone usługi muszą uwzględniać wytyczne zawarte w rozporządzeniu ministra kultury.

Same plusy

Chociaż w każdym ze wspomnianych modeli wszystko (a więc i szczegółowe zasady współpracy pomiędzy stronami) zależy od umowy podpisywanej przez firmę przechowalniczą z przedsię-biorstwem zlecającym taką usługę, to i bez jej znajomości daje się wyróżnić pewne standardy. Najważniejsze z nich to zapewnienie zleceniodawcy w każdym czasie, po uprzednim uzgodnieniu terminu, prawa wglądu do przechowywanych akt będących jego własnością. Przejęcie dokumentacji kwitowane jest protokołem przejęcia.

Przechowywanie akt zleceniodawcy odbywa się zgodnie z obowiązującymi polskimi przepisami i archiwalnymi zasadami przechowywania. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych i BHP przy przechowywaniu dokumentacji, a także zabezpieczenia jej przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem. Rozwiązanie polegające na zleceniu obsługi akt osobowo-płacowych pracowników zwolnionych podmiotowi zewnętrznemu z punktu widzenia firmy zlecającej tę usługę ma same plusy – pod warunkiem, że podpisze się umowę z przedsiębiorstwem w pełni profesjonalnym. Taki profesjonalny outsourcer zapewnia zarządzanie dokumentacją przez doświadczonych archiwistów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz z wytycznymi zawartymi we właściwym rozporządzeniu ministra kultury, wdrażając przy tym nowo-czesne i sprawdzone w praktyce roz-wiązania. Dlatego związanie się z nim stosowną umową jest zwykle przede wszystkim efektywniejsze kosztowo. Zleceniodawca nie musi już bowiem tracić pieniędzy ani na dostosowanie pomieszczenia biurowego do warunków stawianych magazynowi archiwalnemu lub płacić za prowadzenie magazynu (archiwum), ani też za pracę archiwisty zakładowego. Nie trzeba też zawracać głowy pracownikom komórek merytorycznych dodatkowymi obowiązkami związanymi z porządkowaniem akt czy – szerzej – obsługą dokumentacji osobowo-płacowej. Zazwyczaj także łatwiej i szybciej jest dotrzeć do potrzebnych dokumentów, gdy są one przechowywane na zewnątrz.

Tomasz Dąbrowski
www.outsourcing.com.pl