21.06.2010

Latające laptopy, serwery znokautowane podczas pojedynku oraz dyski zatopione w oceanie to tylko kilka przykładów najoryginalniejszych sposobów na utratę ważnych informacji o firmie. I choć codzienne niebezpieczeństwo zarządzania danymi jest na pewno o wiele bardziej przyziemne, wiele firm wciąż nie wie, jak się przed nim zabezpieczać. Samodzielnie przechowuje, porządkuje i systematyzuje znaczne ilości dokumentów, choć outsourcer zrobi to efektywniej, taniej i bezpieczniej.

Dokument to nie tylko papier. Jeśli zaginą plany banku, nie oznacza to tylko utraty dokumentów. Są one bowiem nośnikiem informacji — nierzadko o ogromnym dla przedsiębiorstwa znaczeniu. — Jeżeli potrafimy określić wymierną wartość posiadanej informacji, to potrafimy także określić poziom strat, jakie poniesiemy, gdy nasza informacja zostanie skradziona, przechwycona, zmieniona lub usunięta – argumentuje Łukasz Kister, ekspert ds. bezpieczeństwa informacji w BOSSG Information Security. — Zabezpieczenie tajemnic biznesowych musi więc być podstawową zasadą zarządzania firmą. (…)

Jednak samo posiadanie i gromadzenie informacji nie miałoby dla przedsiębiorców żadnego znaczenia bez możliwości wykorzystywania ich w odpowiednim czasie: przetwarzania, selekcjonowania, przesyłania, czyli zarządzania nimi. – Wśród kadry zarządzającej rośnie obecnie świadomość istoty dostępu do informacji i obiegu informacji – zauważa Dorota Szajek, dyrektor handlowy i pełnomocnik zarządu w firmie PrimeSoft Polska. — Dlatego niezbędne jest dostarczenie pracownikom narzędzi wspierających gromadzenie, odpowiednie wykorzystanie i dystrybucję informacji, w taki sposób, aby wszyscy odczuli korzyści. Kluczowym narzędziem w tym procesie stają się systemy workflow/DMS (DMS z ang. Document Management System) służące gromadzeniu i wykorzystaniu odpowiedniej informacji w firmie i poza nią. Każdy wdrożony system klasy workflow/DMS może pełnić funkcję centrum zarządzania wiedzą.

Dokumenty pod ręką

Zaawansowane oprogramowanie przyczynia się przede wszystkim do usprawnienia procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Zdaniem Małgorzaty Koźmińskiej, product managera ECM/ BPM w firmie Comarch, w procesach biznesowych związanych z przetwarzaniem dokumentów wykorzystuje się najczęściej dwa rodzaje oprogramowania. Pierwsze rozwiązanie, typu EDI (ang. Electronic Data Interchange), obsługuje wyłącznie wymianę danych strukturalnych takich dokumentów handlowych i finansowych, jak zamówienia, awiza wysyłki czy faktury. (…)

Drugi rodzaj oprogramowania przechwytuje i przetwarza dokumenty udostępniane w dowolnej formie niestrukturalnej. Pozwala obsługiwać nie tylko skany czy elektroniczne wersje edytorów tekstów, ale również faksy (papierowe i elektroniczne), e-maile, obrazy, grafiki, pliki pakietów biurowych (arkusze kalkulacyjne, prezentacje), pliki narzędzi do projektowania, nagrania audio i wideo oraz raporty pochodzące z różnych systemów (np. ERP, biling). — W każdej organizacji funkcjonuje jeszcze bardzo wiele procedur biznesowych, które nierozerwalnie związane są z przechwytywaniem i przetwarzaniem dokumentów – zauważa Małgorzata Koźmińska. – Wynika to z przepisów prawa, przeszkód technicznych oraz nawyków kontrahentów i klientów, na które zwykle ma się ograniczony wpływ. W przypadku, gdy wolumeny dokumentów zaczynają być duże, a dane w nich zawarte są krytyczne dla procesów biznesowych, ich sprawna digitalizacja i ekstrakcja danych stają się dla firmy niezmiernie istotne. Nie mniej ważna pozostaje również kontrola nad dalszym obiegiem papierowej wersji zdigitalizowanych dokumentów, które powinny być zarchiwizowane i udostępniane w miarę potrzeb upoważnionym osobom (np. kontrolerom urzędu skarbowego lub audytorom). Aby obsłużyć pełen obieg dokumentów w takich przypadkach, potrzebne jest zatem nie tylko nowoczesne i wydajne oprogramowanie, ale również cały szereg usług logistycznych i infrastrukturalnych, które firmy mogą albo obsłużyć we własnym zakresie, albo powierzyć ich realizację podmiotom zewnętrznym w ramach outsourcingu.

Papierowa konieczność

Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty można generować i przechowywać w formie elektronicznej. Umowy, faktury (przy braku wymiany EDI), formularze bankowe, dokumentacja medyczna, akta sądowe -muszą być przechowywane w formie papierowej. Sztandarowym przykładem takiej papierowej dokumentacji jest kartoteka pracownicza. – Zgodnie z polskimi przepisami, pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty przechowywać nawet przez pięćdziesiąt lat – wyjaśnia Ireneusz Hołowacz, dyrektor Centrum Wsparcia Aplikacji w firmie GAVDI Polska. (…)

Oczywiście zarządzanie taką papierową dokumentacją można powierzyć zewnętrznej organizacji. Firmy outsourcingowe poddają dokumenty procesom skanowania, indeksowania i przechowywania. W tak przygotowanej usłudze właściciel dokumentów pracuje na profesjonalnie przygotowanej informacji z dokumentu. Obraz dokumentu dostępny jest
on-line, a same dokumenty w formie papierowej trafiają do archiwum outsourcera. Dzięki usłudze outsourcingu kwestia przechowywania dużej ilości dokumentów przestaje być dla przedsiębiorcy problemem. — W ten sposób przedsiębiorstwo optymalizuje swoje procesy główne, zmniejszając ogólne koszty prowadzenia działalności – argumentuje Iwona Wałach, dyrektor ds. rozwoju w firmie Iron Mountain Polska, i dodaje: – Outsourcing eliminuje nakłady inwestycyjne i koszty związane z utrzymaniem wiedzy oraz udoskonala proces zarządzania organizacją, nawet przy zmieniających się wolumenach dokumentów. Powierzona usługa jest dla outsourcera procesem głównym. Wykonana jest więc profesjonalnie, przy użyciu najlepszych narzędzi pracy i z zachowaniem wszelkich rygorów bezpieczeństwa. Firmy outsourcingowe zajmują się najczęściej zarządzaniem wszelkimi umowami, korespondencją, dokumentami księgowymi, kadrowymi, handlowymi, związanymi z ISO 9000, dokumentacją techniczną, jak również wspieraniem procesów biznesowych.

Bez nokautu serwerów

Według raportu „2010 The State of Data Center" firmy Symantec, dla ponad siedemdziesięciu procent przedsiębiorstw kwestie bezpieczeństwa, kopii zapasowych, przywracania danych oraz ciągłej ochrony danych – to sprawy ważne lub bardzo ważne. Niestety, wiele firm wciąż nie wie, jak skutecznie chronić swoje dane. Latające laptopy, serwery znokautowane podczas pojedynku oraz dyski zatopione w oceanie — to tylko trzy z listy dziesięciu najoryginalniejszych sposobów mniej lub bardziej skutecznej utraty danych w 2009 r., jaką przygotowali eksperci z Kroll Ontrack. Najcenniejsze dokumenty, zdjęcia bądź filmy mogą być celowo lub przypadkowo zniszczone. Ich odzyskiwaniem zajmują się specjalistyczne firmy, ale czasem zdarza się, że nawet najlepiej wyposażone laboratorium nie jest w stanie przywrócić utraconych informacji. (…)

Według specjalistów z Iron Mountain, firmy z 5O-letnim doświadczeniem, to właśnie kwestia bezpieczeństwa jest jednym z podstawowych powodów, dla których dokumenty i nośniki magnetyczne powinny być przechowywane poza siedzibą przedsiębiorstwa. (…)

Na przykładzie Centrów Danych ArchiDoc można prześledzić, co dzieje się z dokumentami, które trafiają do archiwum outsourcera: magazynowane egzemplarze są najpierw skanowane przy użyciu wysoko wydajnych skanerów przemysłowych, których ArchiDoc ma jedenaście. Następnie wersje papierowe dokumentów trafiają do magazynów wysokiego składowania. Ściśle określone warunki termiczne panujące w magazynach umożliwiają bezpieczne przechowywanie dokumentów tak, aby nie uległy one uszkodzeniu. Nad zarządzaniem dokumentami archiwalnymi czuwa system informatyczny, umożliwiający szybką i bezbłędną lokalizację każdego dokumentu. Dodatkową funkcją systemu jest alarmowanie o zbliżającym się upływie terminu archiwizacji poszczególnych rodzajów akt. W przypadku materiałów papierowych średni czas udostępnienia pojedynczego dokumentu z zasobu archiwalnego w wersji elektronicznej wynosi 2,1 godziny.

Dostęp i uprawnienia

Oprócz ochrony dokumentów przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak pożar, powódź czy kradzież, outsourcer, zgodnie z umową, zapewnia też ciągły monitoring i kontrolowanie użytkowania dokumentacji. Podpisując z nim umowę, warto więc upewnić się, czy posiada on niezbędną wiedzę z zakresu prawa oraz rozumie istotę takich aktów prawnych, jak choćby Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Prawa Bankowego czy Ustawy o Rachunkowości, przepisów dotyczących bezpieczeństwa informacji i regulacji wydanych przez Financial Services Authority (PSA). Aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce, konieczne jest stworzenie procedur określających sposób korzystania z dokumentów i zawierających listę osób uprawnionych. (…)

Trzeba jednak pamiętać, że metody zarządzania dokumentami i danymi muszą się opierać nie tylko na restrykcyjnym zarządzaniu dostępem i kompetencjami na poziomie procesowania elektronicznego (nadawanie uprawnień do poszczególnych funkcjonalności systemu, typów dokumentów, zadań i odpowiedzialności). Przede wszystkim na maksymalnym uszczelnieniu obiegu papierowych oryginałów. O jakości oprogramowania do zarządzania dokumentami świadczy bowiem zaawansowanie funkcjonalności równoległego śledzenia papierowego i elektronicznego obiegu dokumentów oraz ich wzajemnych zależności.

Marcin Sobolewski