26.03.2020

Jeśli stan pandemii utrzyma się dłużej, firmy będą musiały na nowo zdefiniować swoje procesy. Narzędziem, które może im w tym pomóc jest elektroniczny obieg dokumentów. Jak zacząć z niego korzystać w sytuacji kryzysu wywołanego koronawirusem, pisze Adam Kubat, ArchiDoc SA, grupa OASIS

W obliczu nagłego zagrożenia koronawirusem polskie firmy dość sprawnie przestawiły się na awaryjny tryb pracy. Nie da się ukryć, że dla dużej części z nich wiązało się to z istotnymi zmianami wewnątrz organizacji. Przez ostatnie kilkanaście dni priorytetem było zapewnienie pracownikom możliwości kontaktu i dostępu do niezbędnych dokumentów.

Nikt jednak nie wie, jak długo utrzyma się obecna sytuacja. Jeśli dłużej niż 2-4 tygodni, firmy będą musiały ułożyć swoje procesy na nowo. Do tej pory w wielu przedsiębiorstwach dokumenty (np. zamówienia, faktury, protokoły) były przekazywane z biurka na biurko. Przez jakiś czas nie będzie to możliwe, bo przy biurkach nie będzie pracowników.

Pomocą może służyć system do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jak przestawić firmę na korzystanie z EOD w obecnej sytuacji?

• Określ, które funkcje są niezbędne Twojej firmie na teraz. Na nich warto się skoncentrować – masz ograniczone zasoby i kto wie, czy jutro nie będą jeszcze bardziej uszczuplone. Wykorzystaj je, by wdrożyć funkcje “must-have” – reszta musi, niestety, poczekać.
• Wybierz system, który pozwoli Ci rozwinąć procesy w przyszłości. Z czasem niektóre procesy będzie trzeba zmodyfikować lub rozbudować – to normalne. Gdy pandemia ucichnie, unikniesz wybierania systemu workflow na nowo.
• System EOD musi mieć możliwość integracji z systemami, które już działają w Twoim przedsiębiorstwie, w tym z systemem obsługującym pocztę elektroniczną. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami – to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów.
• Postaw na wdrożenie za pomocą metodologii RAD (Rapid Application Development). To skróci czas implementacji aplikacji, a potem – wprowadzania modyfikacji.
• W obecnej sytuacji zdefiniowanie procesów biznesowych w systemie bez konieczności kodowania jest na miarę złota. Kierownictwo firmy będzie oczekiwało wdrożenia w ciągu kilku dni – to nie zawsze jest możliwe, ale mimo to wybierz najkrótszą drogę do celu.
• Oceń swoje możliwości. Jeśli będziesz się trzymać 5 powyższych rad, wdrożenie powinno potrzebować minimalnych zasobów i przebiec dość szybko. Jeśli jednak już w Twojej organizacji panuje ostry kryzys organizacyjny spowodowany nieobecnościami i/lub dodatkowymi zadaniami, masz dwie możliwości:
  1. poczekać na lepszy moment – źle przeprowadzone wdrożenie może spowodować większe zawirowania i jeszcze więcej pracy;
  2. skoncentrować siły i nadać wysoki priorytet wdrożeniu EOD – żeby uniknąć prowizorki (również te w organizacji i układaniu procesów), te zwykle trzymają się mocno i tymczasowe rozwiązanie może zostać z Wami dużo dłużej, niż się spodziewasz. System elektronicznego obiegu dokumentów może przynieść Wam wiele korzyści i odciążyć Waszą firmę. Skupienie się na jego wdrożenie traktuj jako inwestycję w warunkach niedoboru (czasu, ludzi i zasobów).

Na koniec, pamiętaj, że system workflow, ma ułatwić pracę Twojej firmy. To nie gadżet, którym szefowie się chwalą na posiedzeniach zarządu, ale narzędzie przekładające się na możliwość kontynuacji działalności operacyjnej poszczególnych działów. Dzięki temu unikniecie dodatkowych turbulencji w obecnej sytuacji.

Adam Kubat, Head of IT Systems, ArchiDoc S.A., grupa OASIS