20.03.2024

Zastąpienie listów poleconych systemem elektronicznym jest od dawna postulowaną zmianą. I właśnie się to dzieje. Już niedługo usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, stanie się w Polsce biznesową i urzędową codziennością.

Kto i kiedy

Oficjalnie różne grupy podmiotów mają różne terminy, od kiedy obejmie je obowiązek obsługi e-Doręczeń.

Podmioty publiczne, takie jak organy administracji rządowej oraz NFZ, ZUS i KRUS muszą być gotowe na e-Doręczenia najpóźniej od 1 października 2024 r. Jednostki samorządu terytorialnego, związki metropolitalne czy zakłady budżetowe są związane dwoma datami: od 1 października 2024 r. muszą korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast od 1 października 2029) są zobligowane do doręczania korespondencji za pomocą publicznej usługi hybrydowej.

Pozostałe podmioty publiczne muszą być gotowe na przyjmowanie i wysyłanie korespondencji w systemie e-Doręczeń od 1 stycznia 2025.

Jeśli zaś chodzi o publiczne organy wymiaru sprawiedliwości, czyli trybunały, sądy, prokuraturę, komorników, organy ścigania i Służbę Więzienną, datą graniczną, do której musi zostać wprowadzona usługa e-Doręczeń jest 1 października 2029 r.

Inaczej sprawa wygląda z podmiotami niepublicznymi, w tym także zawodami zaufania publicznego. Tutaj także określono kilka terminów, w zależności od charakteru działalności i jej rejestracji.

I tak osoby czynnie wykonujące zawody zaufania publicznego muszą być gotowe do obsługi e-Doręczeń od 1 października 2024. Dokładnie chodzi o adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych i restrukturyzacyjnych czy rzeczników podatkowych.

Łatwiej wskazać datę obowiązywania e-Doręczeń dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Te podmioty, które będą się rejestrować do KRS od 1 października 2024 roku, będą musiały od razu założyć konto w systemie e-Doręczeń. Organizacje, które zarejestrowały się do KRS przed 1 października 2024 roku, będą musiały być gotowe na korzystanie ze skrzynki e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

Trochę bardziej skomplikowana sytuacja dotyczy gotowości na e-Doręczenia jednoosobowych działalności gospodarczych – tutaj są aż trzy daty!

• 1 stycznia 2025 – dla podmiotów wpisywanych do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej po 31 grudnia 2024 r.,
• 1 lipca 2025 r. – dla podmiotów, które będę obecne w bazie CEIDG na dzień 30 grudnia 2024 i będą chciały wprowadzić jakiekolwiek zmiany we wpisach ich dotyczących
• 1 października 2026 r. – te podmioty, które były widoczne w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.

Jak to działa

Rozpoczęcie korzystanie z systemu jest proste: należy założyć adres do e-Doręczeń, następnie go aktywować oraz uruchomić skrzynkę. Można to zrobić już teraz.

Docelowo za pomocą e-Doręczeń mają się komunikować ze sobą także firmy i obywatele, a tradycyjny list polecony odejdzie zupełnie do lamusa. To duża zmiana rozłożona na wiele lat.

Elementy systemu

System e-Doręczeń składa się z wielu elementów. W jego skład wchodzą m.in.:

• PURDE, czyli Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – służy on do komunikacji z podmiotami publicznymi,
• KURDE, czyli Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, – z którego mogą skorzystać firmy i osoby prywatne.

Dobre rozwiązanie do obsługi e-Doręczeń dla Twojej firmy

Do obsługi e-Doręczeń możesz wykorzystać system INDO firmy ArchiDoc. Został on zbudowany na doświadczeniach setek podmiotów prywatnych i publicznych.

Zalety korzystania z INDO do obsługi e-Doręczeń:

• Pewność zgodności z przepisami (Compliance),
• Dowolny okres przechowywania korespondencji oraz dowodów elektronicznych (potwierdzeń) dla e-Doręczeń
• Możliwość obsługi korespondencji w ramach jednego systemu, w tym przesłanie jej dalej do pracownika merytorycznego i/lub przesłanie odpowiedzi nadawcy bezpośrednio przez pracownika merytorycznego
• Jednoznaczne przypisanie konkretnej wiadomości do osoby za nią odpowiedzialnej
• Jasna informacja o statucie procedowania danej wiadomości
• Możliwość dostępu do całej historii korespondencji w danej sprawie i tematyce
• Możliwość zarządzanie uprawnieniami użytkowników
• Zaawansowane systemy wyszukiwania
• Możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, np. CRM, BMP
• Zaawansowane raportowanie
• Rygorystyczne procedury bezpieczeństwa informacji

Chcesz porozmawiać o e-Doręczeniach? Chętnie doradzimy i pomożemy!

Skontaktuj się ze swoim opiekunem z ArchiDoc

lub

wyślij email na adres archidoc@archidoc.pl

Tekst zaktualizowany. Pierwsza wersja opublikowana: 12 Maj 2023 r.