17.10.2011

Utrata danych, przerwy w pracy — archiwizacja i backup mogą uchronić przed wielotysięcznymi stratami.

Godzina 8 rano, status na Facebooku jednego ze znajomych: „Dziś w firmie pewna osoba w ramach "sprzątania swojego dysku" wywaliła w kosmos pól roku dokumentacji projektu unijnego z dysku sieciowego używanego przez kilkanaście osób. Teraz zespół dzieli się na tych, co robili sobie backupy, i tych, co od dziś będą robić backupy". Brzmi znajomo? Powodów utraty danych jest bez liku: pożar, awaria, powódź, spięcie, kradzież sprzętu czy w końcu, tak jak w powyższym przykładzie, ludzki błąd. Straty w związku z takim wydarzeniem mogą być bardzo poważne.

– Symulacja przeprowadzona przy użyciu naszego narzędzia dla firmy, która ma 160 komputerów, przy średniej płacy 5 tyś. złotych brutto i rocznych przychodach 4 mln zł, pokazała, że koszty przestoju systemów i odzyskania utraconych danych, mogą być znaczące dla jej bilansu finansowego – wyniosłyby około 820 tyś. złotych. Czas pracy przeznaczony na usuwanie awarii w systemach IT może wynieść nawet 80 godzin w roku – informuje Jerzy Janowski z Symantec Polska.

Polityka bezpieczeństwa
Jak uniknąć lub zminimalizować straty związane z utratą danych? Podstawą jest właściwa polityka backupu i archiwizacji dokumentów. Często standardy w tym zakresie wyznaczają regulacje branżowe lub przepisy prawa.
– Dla przykładu: przedsiębiorstwa z sektora bankowego czy telekomunikacyjnego przechowują kopie zapasowe od 1 do 3 miesięcy, a dodatkowo niektóre, np. z ostatniego miesiąca, są cyklicznie odkładane na rok – wskazuje Jerzy Janowski.
W archiwizacji dane zazwyczaj przechowuje się rok, ale w niektórych przypadkach ten czas wydłuża się do 5 lat lub wręcz bezterminowo.

– Polityka backupu/archiwizacji powinna obejmować analizę uwzględniającą akceptowalną utratę danych i dopuszczalny czas niedostępności systemów, jakie dane mają być poddawane backupowi/archiwizacji z wykorzystaniem jakich mechanizmów i według jakiego harmonogramu procedury wykonywania kopii zapasowych i odtwarzania – podpowiada Grzegorz Stachowicz, architekt rozwiązań infrastruktury IT z Qumak-Sekom.

Alternatywa.
W niektórych przypadkach rekomendujemy pozostanie przy tradycyjnym backupie nawet małych przedsiębiorstw. Szczególnie, gdy wymagają tego prawo i normy branżowe lub gdy efektywność korzystania z wewnętrznego backupu jest wyższa niż w przypadku tworzenia kopii przez internet — mówi Jerzy Janowski z Symantec Polska.

Koszt wdrożenia takiej polityki zależy od rozmiarów i skomplikowania środowiska. Dla małych firm może to być kilka tysięcy złotych, a dla dużych nawet kilkaset tysięcy.

Dla mobilnych
Wielu pracowników rzadko pracuje dziś przy biurku. Ich codzienne narzędzia pracy to laptop i smartfon, a ważne pliki powstają podczas spotkań, konferencji czy biznesowych obiadów.
– Tradycyjne komputery i laptopy nie stanowią żadnego problemu. Klient może wykupić licencję typu Desktop Laptop Option, dzięki czemu zabezpieczy jednocześnie dwie maszyny jednego użytkownika. W przypadku urządzeń przenośnych – jak smartfony czy tablety – ich backupowanie to nadal nowość dla producentów oprogramowania. Ze względu na szybki rozwój takich urządzeń brakuje ujednoliconych standardów branżowych – mówi Jerzy Janowski.

Nie znaczy to, że nie ma metod zabezpieczenia firmowych danych na tych urządzeniach. Jedną z nich jest synchronizacja urządzeń przenośnych z komputerem, a następnie tworzenie kopii zapasowych tych danych poprzez dostępne już mechanizmy backupowania stacji roboczych.

Ratunek z zewnątrz
Nie zawsze trzeba jednak takie środowisko tworzyć w firmie. Coraz powszechniejsze i dostępniejsze są usługi backupu w tzw. chmurze. To rozwiązanie przeznaczone dla mikro i małych firm. Backupowane dane są przesyłane na dyski zewnętrznego usługodawcy.
– Co miesiąc płaci się określoną kwotę za wykupioną usługę i zdefiniowane rozmiary miejsca dla kopii zapasowych. Istotne ograniczenia to pojemność, za której zwiększenie trzeba płacić dodatkowo, i odpowiednio szybkie łącza internetowe, by efektywnie wykonywać kopie zapasowe – wyjaśnia Grzegorz Stachowicz.

Przed wdrożeniem rozwiązania w tym modelu klienci powinni sprawdzić, jakie gwarancje zapewnia usługodawca, np. po jakim czasie w razie przestoju w centrum danych będzie mógł wznowić świadczenie usługi. – W niektórych przypadkach rekomendujemy pozostanie przy tradycyjnym backupie nawet małych przedsiębiorstw. Szczególnie, gdy wymagają tego prawo i normy branżowe lub gdy efektywność korzystania z wewnętrznego backupu jest wyższa niż w przypadku tworzenia kopii przez internet – mówi Jerzy Janowski.

Także prowadzenie firmowego archiwum można zlecić firmie zewnętrznej.
-Współpraca z firmą outsourcingową w przetwarzaniu wielu dokumentów gwarantuje przedsiębiorstwu znaczną redukcję kosztów. Eliminuje się wydatki związane z drukowaniem, przesyłaniem i powielaniem dokumentów. Przedsiębiorstwo oszczędza też czas i powierzchnię magazynową. Usprawnione zostają również procedury – dostęp do elektronicznych dokumentów ma większa liczba pracowników jednocześnie, dzięki czemu obsługa u klienta jest znacznie krótsza – przekonuje Bartosz Terlecki, wiceprezes ArchiDoc.

Bez względu na to, które rozwiązanie firma wybierze, trzeba pamiętać o jednym: na
backupie i archiwizacji nie warto oszczędzać. Przedsiębiorcy dzielą się bowiem na tych, którzy robili backup, i na tych, którzy będą go robili. A lepiej należeć do tej pierwszej grupy.

Wojciech Chmielarz