23.04.2021

Choć reforma OFE ma, wedle projektu, wejść w życie już za kilka tygodni, wiele z jej szczegółów stoi pod znakiem zapytania. Jednym z nich jest czas, jaki Otwarte Fundusze Emerytalne będą miały na odebranie i przetworzenie korespondencji od tych klientów, którzy chcą przekazać środki do ZUS. Sejmowe zawirowania ws. daty jej wdrożenia pogłębiają niepewność. Na napięte terminy zwracają uwagę eksperci ArchiDoc, spółki zajmującej się masowym przetwarzaniem danych i dokumentów.

Kolejna planowana w Polsce reforma emerytalna zakłada likwidację Otwartych Funduszy Emerytalnych (OFE) i przeniesie środków na Indywidualne Konta Emerytalne (IKE). Będzie przy tym pobrany podatek w wysokości 15 proc., ale w zamian zgromadzone środki będą dziedziczne. Ci którzy się na to nie zgadzają, mogą przekazać swoje środki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – emerytura dla tych osób będzie wypłacana dożywotnio, a podatek od niej pobrany dopiero w momencie otrzymania świadczenia. Środki te nie będą dziedziczone.

Na pozór sprawa wygląda prosto: ten, kto chce, by jego środki trafiły do ZUS, musi wysłać deklarację do OFE, w którym ma otwarty rachunek. I tu zaczynają się problemy. Chętni mają na to tylko 2 miesiące, w dodatku w okresie wakacji. Wiele osób nie pamięta, w którym OFE ma zgromadzone środki. Poza tym, mogą to zrobić wyłącznie w formie papierowego dokumentu. Do 29 listopada musi on dotrzeć do OFE i zostać tam prawidłowo odczytany, przetworzony, a na jego podstawie OFE musi umorzyć składniki portfela inwestycyjnego i 1 grudnia przekazać środki do ZUS.

Wyścig z czasem
– Ubezpieczyciele i firmy inwestycyjne prowadzące OFE nie są w stanie wykonać tego zadania własnymi siłami. Nie utrzymują dużego zespołu pracowników wykwalifikowanych w tej dziedzinie tylko na wypadek tego ważnego ale jednorazowego zadania. Takie podmioty jak ArchiDoc są w stanie skutecznie wykonać tę pracę, jednak muszą mieć czas na przygotowania. Z naszymi partnerami projektujemy rozwiązanie już od roku, kiedy rząd podjął pierwszą próbę reformy. Część OFE dopiero rozstrzyga przetargi i panuje duża niepewność. – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc i dyrektor zarządzający OASIS Group w Polsce.

Ostatnie nagłe zdjęcie głosowania w tej sprawie z porządku obrad Sejmu jeszcze bardziej pogłębia niepewność.

– Liczymy się z tym, że opóźnienie przyjęcia ustawy jeszcze bardziej skróci i tak napięte terminy – dodaje ekspert.

Ilu Polaków wybierze ZUS?
Pod znakiem zapytania stoi jak wielu obywateli zdecyduje się na pobieranie w przyszłości emerytury z ZUS, a co za tym idzie skala zadania przed jakim stoją OFE. A tu mogą być niespodzianki. W innej ważnej dla rządu reformie emerytalnej – powołania Pracowniczych Planów Kapitałowych – na koniec 2020 r. 70 proc. pracowników firm, w których Plany zostały prawidłowo wdrożone zdecydowało się wysłać list z rezygnacją. Pomimo faktu, że pozostanie w PPK wiąże się z dopłatami do przyszłej emerytury od pracodawców i państwa.

W tej chwili w OFE jest 15,54 mln członków. Jeśli na ZUS zdecyduje się połowa z nich, to przy założeniu, że deklaracje będą spływały równomiernie przez 2 miesiące, dziennie trzeba będzie odebrać, rozpakować, posortować i merytorycznie obsłużyć nawet 200 tysięcy listów. Oznacza to nawet kilkuset pracowników, by OFE mogły przeprowadzić ten proces.

– To tylko jeden z wariantów. Rozmawiamy z wieloma OFE. Mamy przygotowanych kilka modeli, pracujemy nad nimi od ponad roku. W ostatnich latach sprostaliśmy kilku podobnym wyzwaniom tworząc nawet 300 osobowe zespoły w kilka tygodni. Przewidujemy, że większość deklaracji spłynie w ostatnich dniach i musimy być na to gotowi – wyjaśnia Konrad Rochalski.

Przyspieszenie? Diabeł tkwi w papierze
Ratunek tkwi w technologii. Ekspert zwraca jednak uwagę, że ze względu na brak ostatecznego kształtu ustawy, OFE czekały z przeprowadzeniem prac programistycznych. Pozwoliłyby one wykorzystać istniejące bazy danych i rejestry klientów, którymi dysponują Otwarte Fundusze Emerytalne, a w efekcie skrócić czas potrzebny na przetworzenie pojedynczej deklaracji. Nie było też wiadomo (i nadal nie jest) czy ustawodawca umożliwi składanie deklaracji w sposób elektroniczny, co także może przyspieszyć ich procesowanie. Jeśli ustawa wejdzie w życie 1 czerwca programiści nie zdążą wykonać tych prac.

– Możemy wykorzystać technologię OCR, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie druku w dokumentach papierowych. Musimy mieć jednak czas na jej skonfigurowanie. Wystartujemy, gdy będziemy znać cały proces, a więc dopiero, gdy poznamy ostateczny kształt przepisów. Dopuszczenie tylko formy papierowej generuje kolejną komplikację. Deklaracje papierowe, wypełniane pismem odręcznym trudno się automatyzuje a przy tym potrzeba więcej czasu na ich analizę manualną – mówi Konrad Rochalski.