26.01.2010

W outsourcing można oddać niemal wszystko: od sprzętu po aplikacje i obsługą złożonych procesów. Takie rozwiązanie przynosi firmie oszczędności i pozwala się skoncentrować na działalności podstawowej.

Według szacunków z outsourcingu informatycznego korzysta 50 – 60 proc. polskich firm. Popularność tej usługi rośnie. Według analityków Gartnera w 2011 r. jej koszty będą stanowiły średnio 30 proc. wszystkich wydatków na informatykę w przedsiębiorstwach. Jeszcze niedawno głównie duże firmy zlecały usługi informatyczne zewnętrznym podmiotom. Obecnie do tego modelu przekonuje się coraz więcej firm średnich, a nawet małych. Pozwala on bowiem na redukcję zatrudnienia oraz kosztów utrzymania systemów i sprzęta Firma uzyskuje dostęp do nowych technologii. Często ma zapewnione większe bezpieczeństwo.Z badań firmy Ipsos wynika, że największą korzyścią dla przedsiębiorstw jest możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności (39 proc. wskazań), oszczędność czasu (39 proc.) i redukcja kosztów (38 proc).

Dobry pomysł dla małych i średnich

Z outsourcingu mogą dziś korzystać nawet najmniejsze firmy. Najczęściej dzierżawią one serwery dla stron WWW lub baz danych. Gdy zaczynają się szybko rozwijać, zewnętrzny usługodawca z odpowiednim potencjałem może niemal natychmiast dostarczyć odpowiednią infrastrukturę informatyczną. W outsourcing można oddać sprzęt, systemy związane z obsługą łańcucha dostaw, kadry i płace, zarządzanie drukiem i obiegiem dokumentów, część lub cały system ERP – planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Procesy związane z podstawową działalnością gospodarczą, zawierające najważniejsze informacje, są zwykle pozostawiane pod kontrolą przedsiębiorstwa.

Coraz więcej firm oddaje w outsourcing system ERP (Enterprise Resource Planning), którego wdrożenie wiąże się na ogół z dużymi nakładami finansowymi oraz organizacyjnymi; trzeba choćby zatrudnić zespół IT ze specjalistą, którego kompetencje mogą okazać się przydatne kilka razy do roku. – Dla małych przedsiębiorstw największą korzyścią z wynajmowania aplikacji wspomagającej zarządzanie jest znaczne ograniczenie kosztów, dostęp do aplikacji poprzez przeglądarkę internetową oraz gwarancja bezpieczeństwa firmowych danych – mówi Paweł Regiec z iComarch24. – Na wynajęcie oprogramowania decydują się często młode firmy, które na początku działalności nie chcą dużo inwestować w infrastrukturę.

Najważniejsza jest umowa

Zewnętrzny dostawca usług oferuje nowoczesne centra danych i powinien stosować specjalistyczne procedury bezpieczeństwa. Gwarancją, że to robi, są certyfikowane normy, na przykład System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z BS 7799:2-2002. Wielką zaletą modelu outsouringowego jest możliwość zagwarantowania sobie w umowie (SLA, czyli Service Level Agreement) określonego poziomu usług. Umowa zawiera szczegółową specyfikację zakresu działań i parametrów usługi, takich jak np. sposób zgłaszania awarii, czas reakcji na zgłoszenie itp. – Standardowo umowy zawiera się na trzy lata, choć zdarzają się również pięcioletnie – mówi Paweł Żak, prezes zarządu w TETA HR Center. – Praca z klientem składa się z dwóch podstawowych etapów. Pierwszy to wdrożenie, czyli konwersja danych, stworzenie profilu systemu dostosowanego do specyficznych wymagań klienta, uzgodnienie składników płacowych itp. Proces wdrożenia kończy się testowym naliczeniem płac, co pozwala zweryfikować poprawność wcześniejszych działań. Zazwyczaj etap ten trwa od jednego do trzech miesięcy. Potem rozpoczyna się właściwe świadczenie usługi. Zakres usługi musi być dokładnie określony. Należy ustalić gwarantowany poziom (np. przepustowość, czas reakcji, procent dostępności systemu IT w określonym czasie) oraz zasady współpracy stron. Umowa powinna zawierać także cennik usług uwzględniający zmieniające się środowisko informatyczne (np. powinna określać zryczałtowaną cenę za dodanie w przyszłości nowego serwera).

Ważnym elementem są gwarancje firmy świadczącej usługi, że ustalone parametry będą przestrzegane. W przeciwnym razie klient ma prawo domagać się kar umownych. Im warunki umowy są dokładniej sprecyzowane, tym usługa może być lepiej dopasowana do wymagań klienta, a koszty związane z ewentualnymi przestojami mniejsze. – Zapisy SLA (Service Level Agreement) są często najtrudniejszą częścią negocjacji handlowych, ale ich odpowiednie określenie gwarantuje stabilną realizację umowy – twierdzi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc.

Dokładnie opisane i oszacowane finansowo muszą być też warunki i sposób rozwiązania umowy. – Warto określić prawa autorskie do wdrożonych rozwiązań, rozstrzygnąć sprawę przynależności systemu i bazy danych, ustalić ceny czynności związanych np. z migracją danych do innego dostawcy – podpowiada Waldemar Sokołowski z Centrum Outsourcingowego BCC. – Przy omawianiu warunków rozstania można poznać klasę dostawcy. Odpowiedzialny dostawca nie unika rozmowy o karach umownych. Ale jeśli zamawiający życzy sobie wysokich kar, cena usługi może wzrosnąć ze względu na większe ryzyko ponoszone przez dostawcę. Outsourcing systemów informatycznych należy do najbardziej istotnych kontraktów firmy. Dlatego w negocjacjach ważne jest zaangażowanie zespołu decyzyjnego. Powinien się on składać np. ze specjalisty IT, decydenta finansowego, decydenta merytorycznego oraz prawnika.

Wynajmij fachowca

Jeśli pracownik do działu informatyki jest potrzebny, ale z powodu kosztów trudno będzie go zatrzymać na stałe, lub też jest niezbędny tylko do realizacji konkretnego projektu, można go sobie wypożyczyć na określony czas. Z takiego outsourcingu kadr informatycznych korzystają przede wszystkim przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 osób (najeżę ściej banki, firmy ubezpieczeniowe, informatyczne i telekomunikacyjne). Ale stopniowo usługa ta będzie trafiać również do firm znacznie mniejszych. W Polsce działają firmy wynajmujące kadry IT. Jest to np. IT Kontrakt, Power Media, Intenso. W IT Kontrakt wynajdywaniem specjalistów zajmuje się sześcioosobowy zespół rekrutacyjny. Baza danych zawiera 6 tysięcy CV informatyków. Zaletą takiego rozwiązania jest natychmiastowy dostęp do kadry IT o dokładnie dopasowanych kompetencjach, oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka związanego z budowaniem stałego zespołu informatycznego.

Barbara Mejssner

OPINIA
Konrad Rochalski, Prezes Zarządu ArchiDoc

Wraz ze wzrostem zainteresowania polskich firm outsourcingiem IT zwiększa się także jego zakres. Kilka lat temu tego typu usługi najczęściej ograniczały się do dostarczania klientom oprogramowania i sprzętu komputerowego. Dziś traktowane są znacznie bardziej kompleksowo. Do najpopularniejszych rozwiązań oferowanych przez firmy zewnętrzne należy utrzymanie infrastruktury informatycznej (np. wykonywanie analizy biznesowej, projektów technicznych oprogramowania; modyfikacje aplikacji; aktualizacje; wykonywanie procedur bezpieczeństwa oprogramowania i danych), realizacja usług projektowych i programistycznych, wdrożenia, doradztwo oraz analiza powdrożeniowa. Specyficznym obszarem outsourcingu jest SaaS (Software as a Service), czyli oprogramowanie tworzone z myślą o jego udostępnianiu w formie usługi. Model SaaS gwarantuje korzystny stosunek ceny do oferowanej jakości, a przy prawidłowym podejściu również wysoki poziom bezpieczeństwa. Znaczenie rynkowe tego modelu stale rośnie, zwłaszcza dzięki udostępnianiu szerokiego spektrum aplikacji klasy BMP, CRM, DMS, Workflow i E-Commerce.