27.11.2012

„Odchudzenie” administracji publicznej i obniżenie kosztów funkcjonowania urzędów to żelazne punkty w programie każdego polityka. Jednak spełnienie tego postulatu nie jest możliwe bez gruntownej reorganizacji pracy i zakresu odpowiedzialności urzędników. Konieczne są jednak przede wszystkim zmiany w prawie i wdrożenie na szeroką skalę modelu działania opartego na outsourcingu i partnerstwie publiczno-prywatnym.

Obniżeniu kosztów funkcjonowania aparatu urzędniczego i „taniemu państwu” nie pomoże wyłącznie redukcja etatów. Mimo to możliwe jest mądre „odchudzenie” administracji przy jednoczesnym podniesieniu jej wydajności. Pomysłem na to, by tak się stało jest inne podejście do zarządzania procesami oraz informacją. Część zadań, które realizowane są w ramach obowiązków państwa względem obywateli, mogłyby z powodzeniem wykonać firmy prywatne – taniej, szybciej, skuteczniej. Tym bardziej, że model ten od lat sprawdza się w wielu krajach Europy Zachodniej. Z pewnością skorzystanie z doświadczeń krajów wysoko rozwiniętych przyspieszyłoby zmianę „Filozofii hardaware’u” na „Filozofię rozwiązań” , a w rezultacie może przyczynić się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów funkcjonowania naszego państwa.

80 proc. oszczędności
Wymiernym wskaźnikiem poziomu efektywności zarządzania w organizacji jest sytuacja archiwów i składnic akt. Z jednej strony są one nieocenionym źródłem wiedzy dla całej instytucji, bez której nie sposób funkcjonować, a z drugiej – zarządzanie archiwami często umyka uwadze managerów czy wyższych urzędników, co w rezultacie rodzi nie tylko chaos organizacyjny, ale przede wszystkim generować może – w skali kolejnych lat – wielomilionowe straty dla instytucji.

Tylko w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów powierzenie obsługi archiwum firmie zewnętrznej mogłoby dać nawet 80 proc. oszczędności. W 2011 roku obsługa i utrzymanie magazynu dokumentów kosztowało 516 tys. złotych. Na koniec roku zgromadzono w nim 2760 metrów bieżących, a przez cały rok udostępniono prawie 4 tys. jednostek archiwalnych . Na rynku komercyjnym cena za analogiczną usługę, realizowaną w okresie jednego roku wynosi zaledwie około 75 – 100 tys. złotych.

Podobne dysproporcje widać również na przykładzie Ministerstwa Gospodarki. W archiwum zgromadzonych jest obecnie blisko 6 tys. km bieżących akt. Przy rocznym poziomie udostępnień w granicach 4 tys. wniosków, Ministerstwo wydało na obsługę archiwum prawie 510 tys. złotych . W przypadku powierzenia tej usługi firmie zewnętrznej jej koszt wahałby się w granicach 150 – 200 tys. złotych, co daje oszczędności na poziomie 60-70 proc.

Outsourcing w służbie państwa
O korzyściach, jakie daje outsourcing funkcji pomocniczych przekonał się już rząd brytyjski. Według danych „Financial Times”, tylko w roku 2012 brytyjska administracja centralna na umowy outsourcingowe wydała 4 biliony funtów, czyli blisko 21 bilionów złotych. Na Wyspach w zarządzanie firmom zewnętrznym zostanie oddany nie tylko numer alarmowy 999, ale także takie obszary jak usługi policyjne czy szkolenie żołnierzy. Największymi zleceniodawcami są brytyjskie Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Obrony oraz Departament Pracy i Emerytur (Department for Work and Pensions) .

W Polsce z nowoczesnych rozwiązań outsourcingowych korzystała już Kancelaria Prezydenta. W latach 2005-2006 firma ArchiDoc z Grupy OEX zdigitalizowała 7,5 mln dokumentów oraz przetworzyła 170 tys. klatek mikrofilmów znajdujących się w prezydenckim archiwum. Wśród nich były także materiały nietypowe lub uszkodzone, np.: kalki, księgi, delikatny papier termiczny czy odręczne zapiski. Zbiory po zeskanowaniu zostały wprowadzone do systemu informatycznego KPRP oraz obiegu elektronicznego, co tym samym ułatwiło przeszukiwanie archiwów i skróciło czas dotarcia do informacji. Co ważniejsze, realizacja projektu przez doświadczoną firmę outsourcingową zapewniała jednocześnie maksymalny poziom bezpieczeństwa powierzonych dokumentów, nie odbiegający od standardów gwarantowanych przez archiwa państwowe.

Firma ArchiDoc zapewnia zaawansowane zabezpieczenia zarówno na poziomie fizycznym, jak i informatycznym. Całodobowy monitoring, systemy przeciwpożarowe, szyfrowanie zeskanowanych akt czy osłona sieci komputerowej przed atakami z zewnątrz oraz restrykcyjna kontrola dostępu do dokumentów, to tylko niektóre z wymogów spełnianych przez ArchiDoc podczas realizacji zadań na rzecz instytucji publicznych. Ponadto, wszyscy pracownicy firmy – obsługujący tego typu projekty – legitymują się również poświadczeniem bezpieczeństwa, umożliwiającym dostęp do informacji niejawnych.

Grube oszczędności
Choć kwoty nominalne – obliczone na przykładzie Ministerstwa Gospodarki i Kancelarii Premiera – nie są duże w skali budżetu państwa, mogą jednak dać zauważalną redukcję kosztów. Podobne archiwa – jest ich około 100 – funkcjonują bowiem w każdej instytucji centralnej. Zakładowe magazyny archiwalne mają także urzędy wojewódzkie i jednostki samorządowe. Oczywiście, w niektórych instytucjach skorzystanie z outsourcingu nie jest możliwe ze względów prawnych (ustawa wymienia 9 przypadków, w których archiwa mają pozostać w gestii odpowiednich resortów), ale nawet one z pewnością mogłyby wdrożyć wewnętrznie rozwiązania dawno już sprawdzone przez sektor prywatny. Część z nich – jak Kancelaria Prezydenta – już to zrobiła i efekty są widoczne do dziś.

Konrad Rochalski, prezes Grupy Outsourcing Experts