20.10.2010

Jako jedną z najczęściej wymienianych, podstawowych zalet wprowadzenia outsourcingu do firmy wymienia się możliwość skoncentrowania się na podstawowych celach swojej działalności, poprzez zlecenie drugorzędnych, ale niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa procesów, firmom zewnętrznym. Zaangażowanie firmy zewnętrznej wiąże się oczywiście z  kosztami, które trzeba ponieść, zaletą jednak może być fakt, iż wydatki ponoszone na dany proces są w pełni kontrolowane. Poza tym oddanie danej działki w ręce profesjonalistów, którzy dysponują dedykowanym sprzętem oraz gronem fachowców może w finalnym rozrachunku zrównoważyć poniesione koszty. Jakie główne korzyści można osiągnąć, nawiązując współpracę z firmami outsourcingowymi opowiadają przedstawiciele największych firm z tej branży.

Pocztowokurierski.pl:  Jak można podsumować atuty firmy oferującej usługi outsourcingowe, w stosunku do podmiotu, który może stać się jej Klientem? 

Konrad Rochalski, Archidoc S.A.: Zastosowanie outsourcingu przede wszystkim umożliwia firmom większą koncentrację na podstawowej działalności. Dzięki przekazaniu na zewnątrz wybranych funkcji, np. back-office, Klienci odnotowują korzyści w postaci oszczędności czasu, optymalizacji kosztów i zatrudnienia oraz podniesienia poziomu obsługi. Tym samym zyskują przewagę konkurencyjną.

Oczywiście najczęściej rozpatrywanym aspektem przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu wybranych elementów są koszty. Realizacja procesu masowego wydruku, kopertowania i dystrybucji przesyłek wymaga wyjątkowych nakładów inwestycyjnych zarówno w urządzenia, infrastrukturę IT, jak również w system bezpieczeństwa i jakości. Najczęściej te koszty są konfrontowane z sytuacją, w której infrastruktura pracuje przez kilka dni w miesiącu, a potem jest wykorzystywana dorywczo albo wcale. Outsourcer ogniskuje wiele kontraktów, realizowanych w różnym czasie na tym samym sprzęcie. Oszczędności wynikające ze skali produkcji mogą sięgać nawet kilkudziesięciu procent.

Dobrze skonstruowane procedury to podstawa działalności outsourcera. Logistyka i transport dokumentów zależy od rodzaju realizowanego projektu. W projektach rozproszonych, gdzie dokumentacja pobierana jest codziennie z kilkuset jednostek w całym kraju, współpraca z wybranymi operatorami obwarowana jest specjalnymi procedurami bezpieczeństwa. W ArchiDoc każdy z przewoźników ma obowiązek przekazania listy wszystkich dostarczonych przesyłek. Firma posiada szczegółowe procedury, które obligują pracowników do sprawdzania zawartości przesyłek w momencie ich odbioru. Ze wszystkimi operatorami ArchiDoc ustala indywidualne godziny przekazywania dokumentów i pracuje z dedykowanymi do projektu kurierami. Spółka współpracuje z pocztą w zakresie zakładania specjalnych skrzynek pocztowych, na które kierowany jest tylko strumień dokumentów od określonego nadawcy. W scentralizowanej aplikacji wszystkie kanały wpływu pism są odnotowywane, a listy zwykłe, polecone czy przesyłki kurierskie osobno oznaczane. ArchiDoc dysponuje także specjalnym rozwiązaniem wspierającym archiwizację listów przewozowych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tym zakresie, spółka zagwarantuje bezpieczeństwo odbioru dokumentów pomimo korzystania w niektórych projektach z zewnętrznej floty kurierskiej. (…)