11.07.2022

Zarządzanie dokumentami 360°: dlaczego warto z tego skorzystać

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to dziś rynkowy standard. Firmy budują je własnymi siłami, tworzą z poszczególnych aplikacji dostępnych na rynku, zamawiają w firmach IT lub korzystają z szerokiej oferty gotowych systemów, które są dostosowywane do ich potrzeb.

Z naszego doświadczenia w realizacji usług w obszarze zarządzania dokumentami dla naszych klientów wynika, że powyższe ścieżki mają pewne wady. Przede wszystkim dotyczą one rozwoju systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i jego funkcjonalności w czasie. Ale po kolei.

Software house’y i firmy handlujące oprogramowaniem

Na rynku dostępnych jest wiele systemów EOD. Bez trudu można znaleźć także dostawców IT, którzy oferują zbudowanie rozwiązania do elektronicznego dostępu dokumentów na zamówienie lub dostosowanie istniejących systemów do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Z pewnością firmy te budują bardzo dobre systemy IT. Bez wątpienia dostosowują je także do potrzeb, o których powiedzą im sami zamawiający. Na pewno także wezmą pod uwagę obserwacje i doświadczenia z wdrożeń, które same przeprowadziły i rozmów z innymi swoimi klientami.

Projektowanie EOD na bazie doświadczeń

Sęk w tym, że wiele systemów powstających w takim trybie nie uwzględnia jednak zdarzeń, które pojawią się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa lub zmianą sytuacji na rynku. Specjaliści zajmujący się elektronicznym obiegiem dokumentów w firmach, których podstawowym obszarem działalności jest tworzenie aplikacji, często nie mają doświadczenia praktycznego w zarządzaniu dokumentami oraz nie zawsze wiedzą, jak wygląda ten proces na co dzień z perspektywy szeregowego użytkownika. Ich znajomość sytuacji, z którymi przychodzi mierzyć się na danym etapie i ewentualnie w przyszłości się mierzyć, jest często tylko teoretyczna.

Brak takiej perspektywy na poziomie projektowania i przygotowywania systemu elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że firmy zajmujące się wyłącznie dewelopmentem rozwiązań EOD mogą nie zawsze trafnie zidentyfikować, co można ulepszyć w istniejącym lub projektowanym procesie obiegu dokumentów i jak go zoptymalizować. Dotyczy to m.in.:

  • dostępnych w systemie funkcjonalności (które dobrze wyglądają „na papierze”, a które rzeczywiście są wykorzystywane przez użytkowników),
  • możliwości uwzględniania innych typów dokumentów,
  • zapewnienia poufności informacji.

Oczywiście, uwzględnienie każdego z powyższych punktów w projektowanym systemie do obiegu dokumentów nie stanowi większego problemu. Trzeba jednak wiedzieć, które z takich szczegółów mają znaczenie w poszczególnych typach organizacji i jak należy zaprojektować dane rozwiązanie. Dopiero suma znajomości takich detali stanowi o przewadze konkurencyjnej konkretnego systemu do obiegu dokumentacji i przekłada się na zauważalne parametry: prostszy proces implementacji, większą motywację pracowników, żeby „przesiąść się” na nowy system EOD czy wreszcie małą liczbę błędów, popełnianych w trakcie codziennego procesowania dokumentów.

Wyścigowy bolid czy wygodny samochód rodzinny?

Żeby lepiej to zobrazować, można posłużyć się przykładem konstruowania samochodu, którym potem będzie się samemu jeździć.

Można zlecić budowę auta inżynierom wyspecjalizowanym w konstruowaniu maszyn. Pojazd przez nich stworzony będzie mieć z pewnością świetny silnik.

Jednak dopiero konstruktorzy wyspecjalizowani w projektowaniu i produkcji samochodów zadbają o bezpieczeństwo i komfort jazdy, a dodatkowo dołożą starań, by auto zużywało mało paliwa, zarówno w trasie, jak i podczas stania w korku. Nie mówiąc już o niedostrzeganych na pierwszy rzut oka dodatkach, które odgrywają dużą rolę i znacząco poprawiają komfort, gdy trzeba udać się w długą podróż. Co jest istotne, samochód przez nich skonstruowany będzie lepiej się zachowywać na różnych nawierzchniach, lepiej znosić różne style kierowania, mieć dłuższą żywotność i rzadziej będzie wymagać wizyt w serwisie.

Na podstawie rozmów z setkami kierowców, serwisów tuzinów aut, a przede wszystkim dzięki temu, że sami są kierowcami, konstruktorzy znają potencjalne usterki i elementy, które sprawiają trudność w obsłudze. Dzięki temu wiedzą, jak te wady wyeliminować.

Konstruktorzy przyszłości

ArchiDoc jest właśnie taką firmą – specjalizujemy się nie w budowaniu aplikacji, ale jesteśmy specjalistami od zarządzania dokumentami. I to w bardzo konkretnych typach organizacji: obsługujemy średnie i duże firmy.

Korzystając m.in. z platformy WEBCON BPS zbudowaliśmy i zoptymalizowaliśmy kilkadziesiąt systemów do elektronicznego zarządzania dokumentami (w tym systemy workflow i DMS) w różnych branżach:

WEBCON BPS to sprawdzona technologia, której sercem jest silnik EOD. Sam silnik jednak to nie wszystko – doskonale wiedzą to ci, którzy pamiętają polski samochód polonez z silnikiem forda czy rovera. Nawet z takimi jednostkami napędowymi pod maską auto to nie było cudem techniki.

ArchiDoc zajmuje się kompleksowym zarządzaniem dokumentami w modelu 360 stopni:

  • zarządzaniem dokumentacją na etapie wpływu do firm, w których imieniu działamy m.in.: przyjęcie dokumentacji od operatorów pocztowych i kurierskich, rejestracja przesyłek i dokumentów z przesyłek, dekretacja do właściwych osób lub komórek organizacyjnych.
  • digitalizacją dokumentów, w tym automatycznym sczytywaniem treści za pomocą technologii OCR, a także – na tej podstawie – automatycznym uzupełnianiem baz danych klientów lub weryfikowaniem zidentyfikowanych informacji;
  • transportem dokumentów;
  • profesjonalną archiwizacją i udostępnianiem w wersji papierowej i cyfrowej;
  • brakowaniem (niszczeniem) po upływie okresów przewidzianych dla poszczególnych kategorii dokumentów.

Działamy poprzez nasze cztery centra operacyjne, ale także sieć ponad 50 kancelarii w całym kraju. To także sprawia, że na żywo od środka obserwujemy różne modele ułożenia obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwach.

Interaktywny system naczyń połączonych

Oprócz powyższych, ArchiDoc świadczy usługi doradztwa w zakresie optymalizacji obiegu dokumentów, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. To ważne rozróżnienie, ponieważ informacje w formie elektronicznej mogą być procedowane w zupełnie inny sposób niż tradycyjnej.

Elektroniczny obieg dokumentów to nie cyfrowe odzwierciedlenie drogi, jaką pokonuje kartka papieru (lub jej skan), ale interaktywne systemy, w których informacja może automatycznie trafiać do odpowiednich baz danych, uruchamiać specyficzne akcje i wymagać od konkretnych osób odpowiednich działań, np. akceptacji danej czynności czy potwierdzenia zapoznania się z informacją.

Taki obieg informacji wymaga zupełnie innych narzędzi i kieruje się zupełnie inną logiką niż przepływ dokumentacji papierowej. My znamy się na obu, a w dodatku jesteśmy w stanie je połączyć.

ArchiDoc: jesteśmy praktykami

Nie tylko doradzamy, jak takie procesy powinny wyglądać, ale przede wszystkim sami je organizujemy i potem obsługujemy. Wielu klientów powierza nam zarządzanie swoją dokumentacją, nie wdając się w szczegóły, jak to robimy.

Dlatego w naszym interesie jest wprowadzać maksymalne optymalizacje. A że za błędy trzeba płacić (w postaci kar umownych), więc dbamy o wysoką jakość realizowanej usługi. Jesteśmy nie tylko budowniczymi systemów do zarządzania dokumentami, ale sami z nich korzystamy i widzimy, jak wygląda ich codzienna eksploatacja.

Przykładowo w niektórych przypadkach wykonanie matrycy uprawnień do akceptacji dokumentów w obiegu daje wymierne korzyści w zakresie oszczędności czasu pracy poprzez zautomatyzowanie części kroków procesu (np. automatyczny wybór, do kogo dokument powinien zostać przekazany dalej). W niektórych przypadkach jednak budowa matrycy, zwłaszcza dla ograniczonych ilościowo zdarzeń, nie ma uzasadnienia biznesowego. Koszt jej budowy przekroczy korzyści z wdrożenia.

Polonez czy mercedes – wybór należy do Ciebie

Jak pokazała historia, polonezy, nawet te z najlepszymi silnikami, nie wytrzymały długiej eksploatacji i najwytrwalsi fani oddali je w końcu na złom. Mercedesy, które wyjechały z fabryki w tym samym czasie, odpowiednio serwisowane, służą swym właścicielom do dziś. Może w systemach do elektronicznego obiegu dokumentów nie ma aż takiej przepaści cenowej, jak między wyżej wspomnianymi markami. Jednak praktyczne doświadczenie wyraźnie pokazuje, na co warto postawić, ruszając w dłuższą podróż.

 

Autorzy:

Michał Kałuża i Marcin Ogrodnik, reprezentujący obszar sprzedaży w ArchiDoc

Rafał Guzowski, reprezentujący obszar analiz i wdrożeń WEBCON BPS w ArchiDoc

Udostępnij