28.11.2023

O tym, co jest obecnie tematem numer jeden w zarządzaniu dokumentami, jak sytuacja gospodarcza wpływa na obiegi dokumentów w firmach i dlaczego ich sprawne działanie jest jak powietrze, czym jest zarządzanie dokumentami w modelu 360 stopni – opowiada Marcin Ogrodnik, reprezentujący obszar sprzedaży w ArchiDoc.

Marcin, w swojej pracy rozmawiasz z firmami z różnych branż i przyglądasz się, jak jest zorganizowany w nich obieg dokumentów. I co widzisz?

Różne przypadki i wyzwania! Wszystko, co dzieje się w przedsiębiorstwie odbija się na obiegu dokumentów. Zobacz: najpierw pandemia wpłynęła na wprowadzenie pracy zdalnej, a co za tym idzie na pilną potrzebę przejścia na dokumenty elektroniczne. Do tego przerwane łańcuchy dostaw i potrzeba zmian procesów związanych z opóźnieniami, a w niektórych przypadkach szukanie nowych partnerów i dostosowywanie kroków biznesowych do ich możliwości oraz bieżącej sytuacji. To skutkowało przebudową procesów obiegu dokumentów i koniecznością elastycznego podejścia do poszczególnych kroków.

Potem podwyższona, a w końcu wysoka inflacja, skutkująca koniecznością cięcia kosztów. Dlatego firmy odchodziły od dokumentów papierowych, które nie tylko trzeba drukować, ale potem jeszcze skanować, przechowywać a potem niszczyć.

Teraz jesteśmy po pełnym lub częściowym powrocie pracowników do biur i wprowadzeniem pracy hybrydowej, co także zmienia sposób pracy z dokumentami. Niektórzy chcą wziąć je fizycznie do ręki, a nie tylko pracować z obrazami, czyli skanami dokumentów.

Słowem: obieg dokumentów w firmie to poważna sprawa?

I to bardzo! Może to zabrzmi jak przesada, ale obieg dokumentów to jak krwioobieg firmy. I jak się nad tym zastanowisz, to analogia się sprawdza: jeśli firma ma gdzieś problem, czyli jakieś procesy szwankują, to widzisz to po obiegu dokumentów. I w drugą stronę: jeśli obieg dokumentów gdzieś niedomaga, to przekłada się na kondycję całej organizacji.

To jak z chorobami serca – nie widać ich bezpośrednich objawów, ale to jedna z najczęstszych przyczyn zgonów w Polsce. Z firmami ta zależność nie jest aż tak dramatyczna, ale pamiętaj, że obieg dokumentów to tak naprawdę obieg informacji. A informacje to możliwość wyciągania wniosków i podejmowania właściwych decyzji.

Ostatnio wiele zmian w obiegu dokumentów w organizacjach wynika ze zmian regulacji prawnych.

Tak. Jednym z wiodących tematów są usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia. Branża finansowa odmienia je przez wszystkie przypadki. Mam poczucie, że inne sektory gospodarki nieco mniej żyją wprowadzeniem e-Doręczeń. W każdym razie w ciągu kilku miesięcy wszystkie spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą być gotowe na przyjmowanie korespondencji tą drogą. Staramy się docierać do nich z informacjami.

Inny duży temat to Krajowy System e-Faktur, w skrócie: KSeF. Kto musi z tego korzystać i od kiedy? W jakim zakresie? Jak to działa? Jak zarchiwizować faktury z KSeF oraz załączniki do faktur?– o tym i wielu innych tematach związanych z KSeF rozmawiamy z naszymi klientami i staramy się im doradzić oraz odciążyć w tym zakresie.

Wszystko to, o czym mówisz sprowadza się do jednego: elektroniczny obieg dokumentów.

Nie da się ukryć, że elektroniczne obiegi dokumentów mają szereg zalet. I jeśli porównasz wyłącznie elektroniczny obieg dokumentów i wyłącznie papierowy obieg dokumentów, to ten pierwszy wygrywa bezapelacyjnie. Sęk w tym, że takie obiegi dokumentów w biznesie występują bardzo rzadko. Zazwyczaj jest to model mieszany: musisz łączyć dokumenty papierowe i elektroniczne.

Na tym polega nasza praca: pomagamy firmom i oferujemy narzędzia do tego, żeby żaden z dokumentów (czy to papierowy, czy cyfrowy) nie zginął, żeby wszystkie osoby zaangażowane w proces się w nim nie zgubiły i nie zapomniały o swoich obowiązkach związanych z tymi dokumentami. To może być elektroniczny obieg dokumentów i dodatkowe obiegi. Ale może być też coś większego; coś, co nazywamy zarządzaniem dokumentami 360 stopni.

I na czym to polega to zarządzanie dokumentami 360 stopni?

Na całościowym podejściu. To nie tylko zaprojektowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. To także zoptymalizowanie obiegu dokumentów w firmie – ArchiDoc ma całkiem duże doświadczenie w tym temacie, pracując dla ponad 500 klientów. W dodatku za niektóre procesy jest sam odpowiedzialny, więc z własnego doświadczenia widzi, co się sprawdza, a co nie, oraz jak to ulepszyć. Dlatego w ramach zarządzania dokumentami 360 stopni ArchiDoc doradza klientom, jak zoptymalizować ich procesy. Bo skoro w firmie X jakaś innowacja zdała egzamin, to jest duże prawdopodobieństwo, że w firmie Y też zadziała – jeśli obie są pod pewnymi względami do siebie podobne, choć mogą zajmować się czymś zupełnie innym.

To jeszcze nie wszystko. Zarządzanie dokumentami 360 stopni obejmuje także skanowanie dokumentów papierowych, przechowywanie ich, a kiedy mija wymagany termin ich przechowywania, także ich profesjonalne niszczenie.

No i w czym to jest lepsze od „zwykłego” zarządzania dokumentami? Albo czemu nie skorzystać z firmy informatycznej, która zbuduje system do obiegu dokumentów? Albo wręcz złoży go z gotowych modułów?

Przewaga zarządzania dokumentami 360 stopni polega na tym, że dotyczy całości. Tu nie chodzi o taki lub inny system albo o szereg usług dotyczących dokumentów: od skanowania, przez archiwizację po niszczenie. To są tylko instrumenty, a my rozmawiamy o orkiestrze.

Zarządzanie dokumentami 360 stopni to po prostu pozbycie się przez firmę problemu i przekazanie go profesjonalnemu dostawcy. Zewnętrzni specjaliści zajmą się sprawami dotyczącymi dokumentów danej firmy od A do Z.

Czyli?

Widzisz, wiele osób myśli, że obieg dokumentów w firmie to coś tak oczywistego, jak powietrze. Zgadzam się z nimi tylko częściowo: kiedy obieg dokumentów w firmie działa jak należy, wtedy jest niezauważalny dla jego użytkowników, odbywa się naturalnie. Gorzej, jeśli się tak nie dzieje – wtedy cierpi na tym cała organizacja.

W zarządzaniu dokumentami 360 stopni ktoś dba o to, żeby całość przebiegała płynnie i niezauważenie. Żeby tak się stało, trzeba korzystać z wielu narzędzi i widzieć jednocześnie całość procesu oraz poszczególne procedury.

Podaj przykład.

Choćby połączenie ze sobą dwóch systemów biznesowych w firmie – niech to będzie obieg korespondencji oraz faktur kosztowych. Dane wprowadzone w obiegu korespondencji mogą być wykorzystane i uzupełnione w kolejnym obiegu.

Albo wyobraź sobie, że firma telekomunikacyjna albo energetyczna, która ciągle korzysta z umów papierowych, bo tak chcą ich klienci (i mają do tego prawo!), przechowuje je i obsługuje. To wolumeny idące w tysiące, dziesiątki tysięcy teczek, które zajmują miejsce. Mówimy o przejęciu obsługi, inwentaryzacji umów ze wskazaniem tych aktywnych, nieaktywnych, które jeszcze muszą być przechowywane oraz nieaktywnych, które mogą być wybrakowane i zniszczone. Dla dwóch pierwszych grup mówimy także o profesjonalnym przechowywaniu dokumentów – więc to już nie są rzędy segregatorów i długie regały, bo takie przechowywanie dokumentów jest mniej efektywne – ale miejsca na antresoli lub szeregi palet z dokumentami popakowanymi w odpowiednio opisane pudła i przechowywane w profesjonalnych archiwach. A nad całością danych o dokumentacji oraz miejscach składowania czuwa system informatyczny. Z kolei od chwili, kiedy umowy zostaną rozwiązane, płynie czas związany z ich przechowywaniem, który może kontrolować dostawca usługi. Po upływie tego czasu może także raportować klientowi dokumentację, której czas przechowywania upłynął. A po uzyskaniu zgody klienta zadbać o bezpieczne zniszczenie dokumentacji.

Ktoś musi tego pilnować i widzieć całość. Żeby zmiana jednego elementu nie zaburzyła całości, a jednocześnie, żeby zmiana innych elementów całość usprawniła, zmniejszyła koszty i zachowała bezpieczeństwo.

No właśnie, bezpieczeństwo. Czy powtarzanie tego słowa jak mantrę nie stało się naszą współczesną obsesją?

Nie podejmuję się diagnozy, nie jestem psychologiem społecznym (śmiech). Ale wiem, że firmy przywiązują bardzo dużą wagę do bezpieczeństwa własnej dokumentacji. Dlatego tak ważne jest jej profesjonalne przechowywanie. Na przykład w ArchiDoc został oddany do użytku Centralny Magazyn Dokumentów, który jest jednym z najnowocześniejszych tego typu obiektów w Polsce. Zabezpieczenia w nim są wielopoziomowe. W ten sposób ArchiDoc chroni materiały swoich klientów przed zniszczeniem, kradzieżą, wyciekiem danych, itp. To element zarządzania dokumentami 360 stopni.

Biorąc inny przykład, elektroniczny obieg kancelaryjny: dokumenty są rejestrowane w momencie wpłynięcia do firmy, a potem skanowane, zanim zostaną odłożone w ściśle oznaczone miejscu, co czyni je łatwymi do odszukania i wyjęcia, jeśli ktoś potrzebowałby oryginału. Praca na ich obrazach, czyli skanach, w systemie elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że ani się nie niszczą, ani nie zginą. Przetwarzanie dokumentów jest uporządkowane w procesy, które są z góry określone: wiadomo co krok po kroku ma się zadziać. Użytkownicy dostają powiadomienia, przypomnienia, a jeśli cały czas nic z danym dokumentem nie robią, automatycznie są o tym informowani ich przełożeni. I to działa. W rezultacie nie tylko nie gubisz dokumentów, ale jeszcze je przetwarzasz na czas. To też jest elementem bezpieczeństwa.

No dobrze. Jeśli chcemy wdrożyć zarządzanie dokumentami 360 stopni, to jak się do tego zabrać?

Tu szalenie istotną rolę odgrywa analiza przedwdrożeniowa. Badamy, jak krążą dokumenty u klienta. I porównujemy to z naszymi doświadczeniami oraz doświadczeniami innych naszych klientów. I na tej podstawie przedstawiamy rekomendacje zmian.

Tak jak dobre przygotowanie elektronicznego obiegu dokumentów nie polega na odtworzeniu „w komputerze” obiegu papierowego, tak wprowadzenie profesjonalnego zarządzania dokumentami nie sprowadza się do tego, żeby oddać zawsze 1:1 to o czym wstępnie myśli klient. Chodzi to, żeby stworzyć system, w którym dokumenty będą zarządzane optymalnie, oczywiście uwzględniając potrzeby, życzenia i sytuację klienta, ale także możliwe usprawnienia. To też kwestia oszczędności, które może osiągnąć klient, i wspomnianego już bezpieczeństwa.

I może jeszcze użyjesz kolejnego słowa klucza i powiesz, że zarządzanie dokumentami 360 stopni jest elastyczne?

Oczywiście! Jak inaczej firmy korzystające z tego rozwiązania mogłyby sprostać wyzwaniom, o których mówiliśmy na początku? Dynamiczna sytuacja na rynkach odbija się na obiegach dokumentów w firmach. Więc przygotowanie na to, co niespodziewane, też jest kwestią wspomnianego bezpieczeństwa ­– na poziomie operacyjnym. Bo wczoraj pandemia, dziś inflacja, a kto wie, co nas czeka w kolejnych miesiącach?

Żyjemy w ciekawych czasach i w biznesie – żeby nie dać się zaskoczyć i wykorzystywać powstające znienacka szanse – trzeba mieć oczy dookoła głowy. Na tym polega to „360 stopni”: gdzie się nie obrócisz, tam jest to niewidzialne powietrze, które pozwala ci iść naprzód.