27.06.2006

System ArDok służy do wspomagania zarządzania archiwami papierowymi. Obsługuje takie procesy, jak przejęcie dokumentacji archiwalnej i bieżącej, a także skanowanie, składowanie, udostępnianie i brakowanie (niszczenie) dokumentacji. Cechuje się prostotą i przyjaznością obsługi. ArDok wykorzystuje architekturę typu klient-serwer – na serwerze są przechowywane wszystkie dane dotyczące dokumentów, jak również ich lokalizacji, natomiast stacje klienckie służą do przetwarzania informacji z serwera. Zamawianie i udostępnianie dokumentów realizowane jest w oparciu o aplikację zrealizowaną w technologii „cienkiego klienta”. Powiązanie systemu zarządzania archiwum papierowym z funkcjonalnością repozytorium elektronicznego oznacza, że Klient pracuje na jednym systemie. Jest to jedyne takie rozwiązanie na polskim rynku – inne firmy nie posiadają tak uniwersalnego narzędzia przez co użytkownik musi pracować na dwóch różnych systemach.

Najważniejsza zmiana, wprowadzona w oprogramowaniu ArDok, pozwala klientom ArchiDoc na samodzielne korzystanie z pełnej funkcjonalności programu poprzez specjalny interfejs, dostępny jako osobna zakładka na stronie firmy. Praca z aplikacją ArDok rozpoczynana jest po pozytywnym przejściu przez użytkownika procesu autoryzacji. Wówczas ma on możliwość wglądu w zasoby magazynu archiwum, składania zamówień na wybrane dokumenty i pliki, przeglądania wszystkich złożonych zleceń oraz raportów czy administrowanie użytkownikami. Dostęp do poszczególnych funkcjonalności określany jest w indywidualnym profilu użytkownika, co ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa systemu.

Dzięki udostępnieniu interfejsu ArDok przez www, klienci ArchiDoc mogą natychmiast uzyskać informację na temat dokumentów powierzonych firmie. Dzięki stałemu bezpośredniemu kontaktowi z archiwum, klienci mają pełną kontrolę nad wszystkimi ruchami dokumentów w archiwum jak i poza nim, są informowani o zamówieniach i zwrotach dokumentów do archiwum, jak również mają bieżący wgląd w raporty. Wszelkie informacje udzielane są w sposób zapewniający dokumentom jak największe bezpieczeństwo – mają do nich dostęp wyłącznie upoważnieni pracownicy firmy-klienta.

Kolejnym udogodnieniem jest możliwość dostępu do dokumentu elektronicznego. Ze względów bezpieczeństwa klienci, którzy korzystają z usługi skanowania na życzenie, nie otrzymują pliku dołączonego do maila, a jedynie powiadomienie o umieszczeniu dokumentu w repozytorium. Zeskanowany dokument, na życzenie, jest dostępny dla użytkownika dopiero po zalogowaniu się. Dokument może być przechowywany przez dowolny okres czasu zadeklarowany przez klienta, a samo repozytorium jest w stanie obsłużyć nawet bardzo duże ilości takich dokumentów. Kolejne unowocześnienie systemu ArDok pozwala klientowi na zarejestrowanie dokumentów On-Line bez ponoszenia kosztów związanych z rejestracją dokumentów w systemie. Ogranicza to koszty przekazywania dokumentów do archiwum zewnętrznego, które w przypadku dużych ilości dokumentacji są bardzo wysokie.

Oprogramowanie ArDok pracuje na platformie Intel pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows Serwer 2003, stacje klienckie pracują pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows XP Proffesional. Głównym elementem systemu ArDok jest serwer bazy danych SQL – Microsoft SQL lub My SQL. Do wspomagania pracy magazynierów stosowane są kolektory danych Falcon 330 pracujące pod kontrolą systemu operacyjnego DOS. Użytkownicy wewnętrzni pracują na terminalach wyposażonych w jedną z poniższych aplikacji: Biuro Realizacji Zleceń – Term BRZ, Sortownia – TermSort i Kierownicze – TermKontr.