15.02.2016

Z roku na rok powiększa się grono firm korzystających z outsourcingu zarządzania dokumentami i procesów back-office. Według wstępnych szacunków przychody ArchiDoc wzrosły w 2015 roku o ok. 20 proc., co odzwierciedla ogólną sytuację na rynku. Klienci coraz większą wagę przywiązują do wartości dodanej, jaką niesie ze sobą współpraca z partnerem zewnętrznym. Siłą napędową rozwoju branży wciąż jednak pozostaje możliwość optymalizacji kosztów.

Koncepcja „biura bez papieru” jest coraz atrakcyjniejsza dla firm. Zredukowanie lub wyeliminowanie ilość dokumentacji papierowej wpływa nie tylko na redukcję kosztów organizacji, ale przede wszystkim przekłada się na wymierną optymalizację operacyjną oraz sprawny i lepszy jakościowo przepływ pracy.

W 2015 roku ArchiDoc pozyskał rekordową ilość nowych klientów. Wśród nich znalazły się także podmioty z branż, które wcześniej wykazywały stosunkowo niewielkie zainteresowanie outsourcingiem, jak administracja, energetyka i sektor medyczny – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc SA.

Rynek zarządzania dokumentami i procesami back office można podzielić na 3 segmenty:

1. Obsługa dokumentacji papierowej oraz jej digitalizacja (archiwizacja i e-archiwizacja, z ang. RIM – Records and Information Management).
2. Obsługa procesów biznesowych z obszaru back-office, które bazują na rejestracji i przetwarzaniu danych z dokumentów fizycznych i elektronicznych (BPO – Busiess Process Outsourcing).
3. Projektowanie i wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w miejsce obiegu papierowego (systemy workflow lub BPMS – Business Process Management Systems).

Pierwszy z nich dla większości firm z sektora telekomunikacyjnego, finansowego czy też ubezpieczeniowego jest obszarem znanym od wielu lat. Dla dużych, a często także średniej wielkości firm, korzystanie w tym zakresie ze wsparcia zewnętrznego partnera słało się oczywistością. Dla jednostek administracji publicznej, energetyki oraz medycyny outsourcing tego obszaru jest czymś nowym. Rok 2015 był jednak w tym zakresie przełomowy i powinien ugruntować dobry trend dla branży i głównych graczy. Usługi archiwizacji i digitalizacji są relatywnie tanie w porównaniu do kosztów inwestycji i utrzymania własnego archiwum oraz centrum skanowania i rejestracji dokumentów. Dla branży wyzwaniem pozostaje wyznaczenie granicy cenowej, poniżej której świadczenie usług dobrej jakości i gwarantującej odpowiedni poziom bezpieczeństwa jest niemożliwe. To pogłębia polaryzację rynku. Kilku dużych dostawców, korzystając z efektu skali, jest w stanie oferować wyjątkowo korzystne ceny przy zachowaniu jakości. Pozostali próbują gonić liderów, jednak bez ogromnych inwestycji na budowę dużych wolumenów jest to bardzo trudne.

W branży usług związanych z obsługą dokumentów kluczowe jest zagwarantowanie klientom bezpieczeństwa danych i sprawnej obsługi procesów. Efektywność obiegu informacji wpływa bowiem na kluczowe obszary działalności organizacji, np. obsługę klientów końcowych. Dlatego dostawcy usług outsourcingowych, których jedyną przewagą konkurencyjną jest niska cena, nie są w stanie skutecznie zaistnieć na tym rynku – dodaje Konrad Rochalski.

Dobrym sygnałem dla rynku po roku 2015 jest rozwój usług obejmujących obsługę procesów biznesowych. BPO od kilku lat jest tożsame z wielkim międzynarodowym sukcesem Polski. Globalne koncerny z USA, Europy i Azji realizują u nas swoje procesy, wysyłając miliardy elektronicznych dokumentów i informacji wymagających przeprocesowania. Z kolei nasze rodzime firmy wciąż są nieufne wobec tego typu rozwiązań i z założenia obsługują większość procesów samodzielnie. To rynek o ogromnym potencjalne dla polskich firm BPO.

Oferta międzynarodowych centrów BPO działających w Polsce jest bardzo atrakcyjna cenowo dla globalnych koncernów. Dla polskich firm nie jest to już tak opłacalne rozwiązanie. Stwarza to ogromną szansę dla polskich dostawców BPO. Dla ArchiDoc rok 2015 przyniósł kilka ciekawych umów z klientami, zarówno z kraju, jak i zagranicy – mówi Konrad Rochalski.

W przeciwieństwie do archiwizacji i digitalizacji oferta w obszarze BPO musi być mocno zindywidualizowana pod potrzeby konkretnej branży. Dla przykładu w telekomunikacji kluczowe są procesy weryfikacji, walidacji i kontroli umów z klientami oraz obsługa ich późniejszych zmian i reklamacji. Dla ubezpieczyciela natomiast najważniejsza jest obsługa polis oraz tworzenie elektronicznych teczek szkodowych, które pozwalają na szybką wypłatę pieniędzy i w rezultacie zadowolenie klienta. Przestawienie strategii z uniwersalnego i prostego sprzedawania archiwizacji na obsługę specyficznych procesów jest dużym wyzwaniem. W efekcie polskie firmy mają ograniczony wybór rozwiązań. Stwarza to ogromne możliwości rozwoju dla branży.

Rosnąca ilość klientów interesuje się także usługami z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Dotychczas na tym rynku dominowały głównie firmy informatyczne, oferujące systemy z tego zakresu. Dziś klienci chętnie korzystają z usługowego modelu wdrożenia rozwiązań workflow i BPS.

Firmy z naszej branży doskonale znają procesy obiegu dokumentów papierowych w biurach. Wiedzą więc, jak budować modele hybrydowe i dostarczać aplikacje IT powiązane z usługami, np. kancelarią, skanowaniem dokumentacji oraz budową elektronicznego lub/i papierowego archiwum – dodaje Konrad Rochalski.

Rynek usług z obszaru zarzadzania dokumentami i obsługi back-office w 2015 roku mocno się rozwinął. Zarówno od strony usług, jak i grup klientów istnieją obszary bardzo dojrzałe takie jak                                                                                         z jednej strony archiwizacja i digitalizacja, z drugiej telekomunikacja, finanse oraz ubezpieczenia.
W tych segmentach trudno się spodziewać rewolucyjnych zmian. Największy potencjał rozwoju w 2016 roku stwarza obszar obsługi procesów biznesowych oraz automatyzacji obiegu spraw w organizacjach. Od głównych graczy na rynku będzie zależało jak z tej szansy skorzystają w kolejnych latach.