14.07.2016

Jak wynika z raportu portalu Medycyna Praktyczna¹ większość polskich lekarzy i personelu medycznego dużą część swojego czasu pracy przeznacza na wypełnianie dokumentów i wpisywanie informacji do systemów. Dostępne na rynku usługi pozwalają wymiernie usprawnić wprowadzanie danych i obieg dokumentacji w takich placówkach. Zewnętrzne rozwiązania z zakresu back-office, powszechnie wykorzystywane w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej, obecnie coraz częściej są wybierane także przez sektor medyczny w Polsce.

Dziś krajowy rynek usług zarządzania dokumentami dla szpitali, uzdrowisk i pracowni diagnostycznych rośnie rocznie w dwucyfrowym tempie. Branża medyczna w Polsce dopiero stosunkowo niedawno otworzyła się na outsourcing. Obecnie coraz odważniej zaczyna korzystać z wzorców zachodnich, które pokazują że optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów i obiegiem informacji medycznej korzystnie wpływa na efektywność pracy placówek i samych lekarzy, którzy dzięki mniejszej ilości obowiązków administracyjnych zyskują więcej czasu dla pacjentów.

Dostępne na rynku usługi pozwalają wymiernie usprawnić wprowadzanie danych i obieg dokumentacji w sektorze medycznym. Takie czynności z powodzeniem mogą być wykonywane przez pracowników o niższych kwalifikacjach lub partnerów zewnętrznych. Powyższy model pozwala nie tylko uwolnić czas lekarzy, ale także redukuje koszty oraz umożliwia szybki i niezawodny dostęp do danych w każdym momencie. W efekcie można osiągnąć zauważalną poprawę jakości polskiej służby zdrowia, bez ogromnych inwestycji i w krótkim czasie.

Rozwiązania oczywiste dla nowoczesnych banków, firm ubezpieczeniowych czy telekomunikacyjnych wciąż spotykają się z dużą nieufnością ze strony publicznych placówek medycznych. Wpływa na to głównie niejednoznaczność polskiego prawa w zakresie postępowania z danymi pacjenta. Większość sektorów polskiej gospodarki w ciągu ostatnich lat wypracowała bezpieczne metody efektywnego zarządzania bazami danych. Mam nadzieję, że teraz tą drogą podąży także branża medyczna – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc SA.

W Polsce sektor medyczny w coraz większym stopniu zleca na zewnątrz usługi porządkowania i archiwizacji np. kartotek pacjentów, zdjęć rentgenowskich czy dokumentów administracyjnych, takich jak faktury czy dokumenty kadrowo – płacowe. Realizowane są także projekty z zakresu skanowana i umieszczania plików w elektronicznych archiwach. Pozwala to na zapewnienie dostępu do pełnej dokumentacji pacjenta w wersji elektronicznej w ciągu kilku sekund. W każdej chwili możliwe jest także sięgnięcie do oryginałów dokumentów. Wszystko odbywa się z zachowaniem restrykcyjnych procedur bezpieczeństwa, gwarantujących bezpieczeństwo wrażliwych informacji.

Rozwiązania dedykowane branży medycznej muszą być sprofilowane pod kątem charakteru ich działania i specyfiki przetwarzanych przez nie dokumentów. Firma obsługująca takich klientów jest zobligowana do dostosować się do wymogów ustawowych, regulujących właściwą ochronę danych pacjentów. Z drugiej strony musi być przygotowana na obsługę nietypowych formatów dokumentów, np. zdjęć RTG – dodaje Konrad Rochalski.

Prawdziwą rewolucją w sektorze medycznym może stać się rejestracja przebiegu wizyty, w tym wywiadu z pacjentem w formie nagrania głosowego. Nagranie takie łatwo przekształcić w notatkę, która powinna być finalnie akceptowana przez lekarza. W przypadku niejasności można dokonać ponownego odsłuchu. W takim modelu lekarz na czynności administracyjne poświęca kilkadziesiąt minut zamiast kilku godzin dziennie. Dodatkowo zyskuje szybki dostęp do historii choroby w wersji elektronicznej. Zaoszczędzony w ten sposób czas może poświecić pacjentom.

Zlecaniu obsługi dokumentów na zewnątrz sprzyja specyfika działania placówek medycznych, które każdego roku generują miliardy dokumentów. Z drugiej strony mamy regulacje ustawowe, stwarzające wymóg długiego przechowywania takiej dokumentacji. Według obowiązującego w kraju prawa gross dokumentów medycznych należy przechowywać przez 20 lat. Ten wymóg powoduje konieczność przygotowania odpowiedniej infrastruktury i zasobów: magazynów archiwalnych, systemów IT oraz zatrudnienia ludzi do ich obsługi. W praktyce często procesy związane z zarządzaniem dokumentami są obsługiwane przez personel zajmujący się innymi zadaniami, np. pielęgniarki. Większość placówek medycznych nie posiada także profesjonalnej infrastruktury magazynowej.

W gronie naszych klientów są szpitale, uzdrowiska oraz firmy zajmujące się diagnostyką medyczną. Przy pozyskiwaniu projektów z tego sektora najważniejsze są referencje. To, że z powodzeniem realizujemy daną usługę dla dużego szpitala, zmniejsza obawy klientów decydujących się powierzyć nam obsługę podobnego procesu – mówi Konrad Rochalski.

Klienci z branży medycznej kładą nacisk nie tylko na bezpieczeństwo, ale także na szybki dostęp do dokumentów. Rozwiązania stosowane przez firmy outsourcingowe, wyspecjalizowane w obsłudze takich podmiotów, zapewniają możliwość szybkiego dostarczenia dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej.

Jednym z ważniejszych argumentów przemawiających za outsourcowaniem obsługi dokumentów jest także wymierna redukcja kosztów. Podmioty zewnętrzne, dzięki specjalistycznemu know-how, odpowiedniej infrastrukturze i efektowi skali są w stanie realizować procesy back-office kilkadziesiąt procent taniej niż podmiot medyczny zajmujący się tym we własnym zakresie.
^{1- Raport „Biurokracja w służbie zdrowia”, Medycyna Praktyczna, 2016 r.}