31.03.2006

Elżbieta Jaworska, MSI Polska

Aby utrzymać pozycję rynkową oraz rozwijać się w warunkach wysokiej konkurencji, przedsiębiorstwa muszą dysponować dostępem do właściwej informacji. Szybka i dokładna informacja wpływa na poziom obsługi klienta, jakość produktu, szybkość podejmowania decyzji i efektywność organizacji. Papierowa forma dokumentów od lat sprawiała niejednemu przedsiębiorcy wiele problemów, wpływając na opóźnienia w realizacji zadań lub całkowicie paraliżując działania biznesowe.

Większość polskich przedsiębiorstw stanie niebawem przed koniecznością dokonania wyboru rozwiązania, które umożliwi im praktyczne wykorzystywanie dokumentu elektronicznego w kontaktach gospodarczych na szeroką skalę. Nie sposób przecież efektywnie zarządzać tysiącami faktur, zamówień, umów, wniosków, wyciągów czy potwierdzeń bez odpowiednich narzędzi.

Trudno sobie dziś wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie korzysta z oprogramowania wspomagającego zarządzanie (ERP). W najbliższych latach podobnie nieodzowne staną się systemy zarządzania dokumentami, integrujące się z pozostałymi aplikacjami biznesowymi.

 Rynek globalny

Pomimo coraz powszechniejszego wykorzystywania systemów zarządzania dokumentami trudno znaleźć precyzyjne dane o polskim rynku czy nawet światowym. Wynika to m.in. z problemu z dokładnym zdefiniowaniem. Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów, przepływem zadań (workflow), do monitorowania i zarządzania procesami biznesowymi przenikają się wzajemnie, tworząc zestaw różnego typu rozwiązań.

Według Gartnera na światowym rynku działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. Wśród nich trudno znaleźć choćby dwie firmy o podobnej ofercie. Oprócz oczywistych różnic w zakresach funkcjonalnych, specyfiki branżowej, w różnych ofertach podkreślane są różne zastosowania.

Według Gartnera na światowym rynku działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. Wśród nich trudno znaleźć choćby dwie firmy o podobnej ofercie. Oprócz oczywistych różnic w zakresach funkcjonalnych, specyfiki branżowej, w różnych ofertach podkreślane są różne zastosowania.

Według Gartnera na światowym rynku działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. Wśród nich trudno znaleźć choćby dwie firmy o podobnej ofercie. Oprócz oczywistych różnic w zakresach funkcjonalnych, specyfiki branżowej, w różnych ofertach podkreślane są różne zastosowania.

Według niektórych szacunków światowy rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, workflow i BPM wzrasta o ok. 20% rocznie. Większość firm implementuje systemy BPM małymi krokami, stosunkowo rzadko decydując się na objęcie nimi od razu wszystkich procesów biznesowych. W Polsce prognozowano wzrost tego rynku w 2005 r. o 35–40%.

Do najbardziej znanych na świecie producentów systemów do zarządzania dokumentami i treścią zalicza się firmy FileNet oraz Documentum, która w2004 r. połączyła się z EMC Corporation. Produkty EMC Documentum mają znaczący udział w światowym rynku rozwiązań klasy ECM (Enterprise Content Management). Wedlug Gartnera EMC Documentum jest liderem w dziedzinie zarządzania treścią dla przedsiębiorstw (badanie z listopada 2005 r.). Opinię tę podziela Forrester Research.

EMC konsekwentnie rozwija strategię ILM (Information Lifecycle Management), która polega na optymalizowaniu wykorzystania infrastruktury z uwzględnieniem wpływu zmiany wartości przechowywanych informacji na działalność firmy, co umożliwia obniżenie całkowitego kosztu utrzymania systemów. Dzięki przejęciu firm Legato, Documentum, VMware, Dantz oraz Smarts firma EMC poszerzyła ofertę o zaawansowane rozwiązania, niezbędne do budowy systemów składowania, archiwizacji i zarządzania informacją. Platforma ECM (enterprise content management) – Documentum – zapewnia zarządzanie dokumentami i obszernymi archiwami oraz treścią cyfrową: plikami multimedialnymi i zawartością serwisów internetowych. Przeznaczona jest dla instytucji finansowych, operatorów telekomunikacyjnych oraz dużych firm produkcyjnych.

Jednym z największych dostawców systemów ECM w Europie jest firma SER Solutions, producent rozwiązań zintegrowanego zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa (iECM), reprezentowana w Polsce przez S.E.R. Solutions Polska. Jej produkt, system DOXiS iECM Suite, prezentujemy w naszym zestawieniu. Dla inżynierów

Rynek systemów zarządzania dokumentami w Polsce ma bogatą ofertę, ale według wielu ekspertów branża przemysłowa w niewielkim stopniu korzysta z proponowanych rozwiązań. W dodatku na rynku jest tyle różnego typu systemów, że trudno połapać się w oferowanych przez nie funkcjach.

Na przykład systemy DDM służą do przechowywania, zarządzania dokumentami oraz kontrolowania dostępu do nich, niezależnie od ich postaci (listy, faksy, notatki służbowe, polecenia służbowe, pliki powstałe z użyciem dowolnych aplikacji komputerowych).

Na przykład systemy DDM służą do przechowywania, zarządzania dokumentami oraz kontrolowania dostępu do nich, niezależnie od ich postaci (listy, faksy, notatki służbowe, polecenia służbowe, pliki powstałe z użyciem dowolnych aplikacji komputerowych).

Na przykład systemy DDM służą do przechowywania, zarządzania dokumentami oraz kontrolowania dostępu do nich, niezależnie od ich postaci (listy, faksy, notatki służbowe, polecenia służbowe, pliki powstałe z użyciem dowolnych aplikacji komputerowych).

Z kolei systemy DMS zapewniają sprawne sterowanie przepływem pracy i informacji w przedsiębiorstwie. Idea polega na maksymalnym ograniczeniu obiegu tradycyjnych, papierowych dokumentów i uporządkowaniu procesu przekazywania informacji.

Wspólna baza dokumentów umożliwia bieżącą kontrolę realizacji zadań oraz identyfikację osób zajmujących się daną sprawą. Upraszcza wyszukiwanie dokumentów i gwarantuje aktualność wersji, eliminując jednocześnie potrzebę powielania i rozprowadzania dokumentów. Każda korespondencja w firmie – przychodząca, wychodząca lub wewnętrzna – jest dokładnie opisana. W dowolnym momencie można sprawdzić realizację konkretnego zadania, kto, kiedy i jak tworzył oraz modyfikował związane z nim dokumenty.

Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów muszą spełniać wiele różnorodnych kryteriów związanych z przyjmowaniem, obiegiem, wysyłaniem oraz przechowywaniem plików. Muszą także radzić sobie z przetwarzaniem dokumentów papierowych, których na razie nie daje się wyeliminować w pracy biurowej.

Z systemów PDM (Project Data Management, czyli zarządzania danymi o projekcie) korzystają nie tylko inżynierowie (projekty konstrukcyjne), ale i informatycy (projekty aplikacji), a nawet marketingowcy (projekty kampanii reklamowych). PDM to baza danych, która gromadzi wszystkie dokumenty związane z projektem, umożliwia jednoczesną pracę wielu osób (przydziela prawa dostępu), kontroluje proces wprowadzania poprawek (z możliwością ich cofnięcia), ułatwia przeszukiwanie dokumentów według rozmaitych kryteriów, generuje odpowiednie raporty (np. listy materiałów potrzebne dla działu zamówień).

DMS na Infosystemie

Wiodącym tematem Międzynarodowych Targów Telekomunikacji, Technologii Informatycznych i Elektroniki Infosystem/ Forum ICT w 2004 r. były systemy DMS, czyli zarządzania i archiwizacji dokumentów. Łącznie 30 firm, w tym liderzy z Polski i Niemiec, zaprezentowało swe rozwiązania – od formularzy elektronicznych do kompleksowych systemów masowego przetwarzania dokumentów, produkty gotowe do współpracy ze znanymi na rynku aplikacjami ERP.

Sponsorem merytorycznym kolektywnego stoiska było VOI – Verband Organisations und Informationssysteme e.V. (Stowarzyszenie Systemy Organizacji i Informacji) z siedzibą w Bonn, które w Niemczech reprezentuje niemal wszystkie znaczące przedsiębiorstwa rynku DMS.

Podczas kolejnych targów Infosystem 2005 w ramach panelu e-przemysł odbyły się konferencje „e-faktura a systemy DMS i ERP, czyli jak przygotować się do obsługi faktury elektronicznej” oraz „Lean manufacturing i procesy biznesowe wspierane systemami DMS i ERP, czyli jak zorganizować pracę w firmie”. Organizatorzy targów Infosystem 2006 zapowiadają kontynuację tej tematyki.

Biuro bez papieru

Codziennie piszemy, drukujemy, odbieramy, wysyłamy przynajmniej kilka dokumentów. Tak mijają dni, miesiące, lata. Powoli zagłębiamy się w morzu bardziej i mniej ważnych dokumentów.

Biuro bez papieru? To od jakiegoś czasu modne hasło zaczyna być wprowadzane w życie. Czytałam kiedyś artykuł o firmie, w której zrezygnowano z drukarek i dokumentów papierowych. I co się okazało? Pracownicy podejrzanie często wychodzili na parking, ponieważ po kryjomu, poza firmą drukowali ważne dokumenty i trzymali je w samochodach, a jeśli chcieli coś sprawdzić, częściej sięgali po papier, niż korzystali z wyszukiwarki w komputerze.

Czy jednak wizję biura bez papieru uda się zrealizować jeszcze w naszych czasach, gdy komputer jest ważnym narzędziem, ale jednym z wielu (a gdzieniegdzie pokutują jeszcze kalkulatorki), czy raczej to pieśń przyszłości, którą zrealizuje następne pokolenie, dla którego komputer jest ekwiwalentem książki, kina, teatru… życia? Może więc na razie spróbujmy uporządkować nasze archiwum…

Rynek ECM w Polsce czeka w niedługim czasie bardzo intensywny rozwój

Szymon Malecki, dyrektor euroscipt Polska

Według analityków rynek IT ogółem wzrósł w 2004 r. o ok. 15% (brak jeszcze danych za 2005 r.). Czy rynek systemów zarządzania dokumentami rozwija się szybciej, czy wolniej?

– Najpierw powinno się uścislić bardzo często nieprecyzyjną definicję systemów zarządzania dokumentami. Dla mnie o prawdziwym zarządzaniu dokumentami można mówić jedynie w przypadku systemów określanych dziś skrótem ECM, czyli Enterprise Content Management, na które w klasycznej ich wersji składają się takie „podsystemy” czy raczej narzędzia, jak zarządzanie treścią portali internetowych (web content management), zarządzanie zasobami cyfrowymi przedsiębiorstwa (digital asset management), zarządzanie archiwami/rekordami (records management), współpraca grupowa (workgroup collaboration) i wąsko pojęte zarządzanie dokumentami (document management).

– Najpierw powinno się uścislić bardzo często nieprecyzyjną definicję systemów zarządzania dokumentami. Dla mnie o prawdziwym zarządzaniu dokumentami można mówić jedynie w przypadku systemów określanych dziś skrótem ECM, czyli Enterprise Content Management, na które w klasycznej ich wersji składają się takie „podsystemy” czy raczej narzędzia, jak zarządzanie treścią portali internetowych (web content management), zarządzanie zasobami cyfrowymi przedsiębiorstwa (digital asset management), zarządzanie archiwami/rekordami (records management), współpraca grupowa (workgroup collaboration) i wąsko pojęte zarządzanie dokumentami (document management).

Jeśli chodzi o stosunek wzrostu rynku ECM do ogólnej tendencji na światowym rynku IT, to można zapewne – na podstawie licznych wiarygodnych danych – zaryzykować stwierdzenie, że ECM rośnie szybciej od ogólnego trendu w IT. I tak raport Inteligent Enterprise z lutego 2006 r. podaje dane od podstawowych dostawców systemów ECM (biorąc pod uwagę FileNet, Interwoven, Hummingbird i EMC Documentum), których obroty wzrosły w roku 2005 o 7–15% w porównaniu z analogicznym okresem roku 2004, przy czym jako punkt odniesienia raport podaje 2–4% wzrost całości rynku IT.

Bardzo ciekawe wyniki przynosi analiza badań ankiety przeprowadzonej w drugiej połowie 2005 r. przez jeden z najbardziej renomowanych magazynów, zajmujących się branżą, „Information Week”. W ankiecie 186 przedstawicieli działów IT w przedsiębiorstwach zapytano m.in., czy w roku 2005 wydatki na ECM w ich firmach będą w porównaniu z ogólnymi wydatkami na IT w roku 2004 większe, mniejsze, czy takie same. Aż 69% respondentów odpowiedziało, że będą takie same lub większe (45%), a tylko 16%, że mniejsze.

Z kolei w ankiecie przeprowadzonej pod koniec 2003 r. przez Rethink Research Associates wśród 100 wiodących CIO w USA i w Europie ponad 60% respondentów, którzy nie posiadają jeszcze takiego systemu, wyraziło zamiar zakupu systemu typu ECM w ciągu najbliższych 2 lat.

Trudno precyzyjnie określić, jak sytuacja ta wygląda w Polsce, obserwatorzy rynku jednak podkreślają, że w wielu dziedzinach fazy rozwoju rynku IT w Polsce są przesunięte w czasie względem sytuacji na świecie. W całej zresztą Europie widoczne jest to przesunięcie i „opóśnienie” – w przypadku ECM, biorąc pod uwagę rynek amerykański, ale nie tylko – często wiąże się choćby z poszczególnymi uregulowaniami prawnymi. Dlatego myślę, że rynek ECM w Polsce czeka w niedługim czasie, ale niekoniecznie w tym roku, bardzo intensywny rozwój.

Jakie są największe korzyści ze stosowania systemów zarządzania dokumentami?

– Na to pytanie nie da się praktycznie odpowiedzieć w kilku zdaniach, to temat bardzo szeroki. Można natomiast podsumować wyniki różnego rodzaju badań, analiz i ankiet regularnie prowadzonych wśród szefów działów IT przez renomowane branżowe ośrodki badawcze. Wyłania się z nich obraz 7 podstawowych powodów, z których systemy tego typu są kupowane przez przedsiębiorstwa: – Dochowanie wierności uregulowaniom prawnym w USA i UE, związane zwłaszcza z restrykcyjnym podejściem do archiwizacji i dostępności danych (chociażby słynna ustawa Sarbanes-Oxley)

– Usprawnienie pracy – poprawa wydajności i stopnia zadowolenia klientów poprzez wprowadzenie ustalonych przebiegów pracy (workflow) oraz pracy grupowej

– Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw (supply chain management)

– Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw (supply chain management)

– Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw (supply chain management)

– Wsparcie portali korporacyjnych do komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej

– Większa dostępność danych firmowych

– Wsparcie w zarządzaniu zagadnieniami związanymi z prawami autorskimi i pokrewnymi

– Uporządkowanie danych nieustrukturyzowanych w korporacjach, w tym przede wszystkim rosnącej liczby plików multimedialnych.

Czy rynek systemów DDM będzie się rozwijał samodzielnie, czy w ramach rynku ERP?

– Rynek DDM od dawna niezwykle intensywnie rozwija się samodzielnie. Większość wiodących dostawców systemów DDM czy szerzej ECM współpracuje z wiodącymi dostawcami ERP i proponuje wzajemnie kompatybilne rozwiązania. Oczywiście wiodący specjaliści od ERP oferują w swoich systemach także pewne podstawowe funkcje w zakresie zarządzania dokumentami, nie są one jednak na pewno tak wyspecjalizowane jak rozwiązania firm z sektora ECM. Jak można oszacować obecne wykorzystanie systemów zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym w Polsce?

– Określenie wykorzystania takich systemów w proponowanym przeze mnie rozumieniu jest trudne, ja przynajmniej nie natknąłem się na wiarygodne dane na ten temat. Być może bardziej wiarygodne są dane o wykorzystaniu tego typu systemów w sektorze finansowym (banki, ubezpieczenia). Jeśli jednak chodzi o przemysł to – abstrahując od wspomnianych funkcji zbliżonych do DDM, jakie oferują systemy klasy ERP – prawdziwy czas integrowania takich rozwiązań w przemyśle polskim jest bliski, ale jeszcze nie nadszedł.

Zainteresowanie jest na pewno coraz większe. Szefowie działów IT w polskiej branży przemysłowej, z którymi wielokrotnie miałem okazję rozmawiać, mają bardzo podobne zapatrywania na wagę aspektów poruszonych w moich odpowiedziach.

Sfera zarządzania dokumentami traktowana jest w sektorze przemysłowym po macoszemu

Artur Górecki, wiceprezes zarządu Logotec Enterprise

Według analityków rynek IT ogółem wzrósł w 2004 r. o ok. 15% (brak jeszcze danych za 2005 r.). Czy rynek systemów zarządzania dokumentami rozwija się szybciej, czy wolniej?

– W mojej ocenie rynek systemów zarządzania dokumentami rozwija się w szybszym tempie niż cały rynek IT. Sprzyja temu niskie, szacowane na kilkanaście procent, nasycenie rynku tego typu rozwiązaniami. Jeśli chodzi o naszą firmę, Logotec Enterprise, w 2005 r. zanotowaliśmy o 35% wyższe (niż w roku 2004) przychody ze sprzeda ży licencji i usług dotyczących systemu Logotec DDM9000 Web Edition.

W ostatnim czasie obserwujemy duże ożywienie na rynku. Wpływa na to coraz większa świadomość menedżerów dostrzegających korzyści z wdrożenia DDM. Wiele firm deklaruje chęć zakupu systemu w ciągu najbliższych 2 lat.

Jakie są największe korzyści ze stosowania systemów DDM?

– Szybki i dokładny dostęp do danych. Informacja jest bezpieczna i kompletna. Pracownicy nie tracą czasu na naprawianie pomyłek i wyszukiwanie informacji. Całą energię angażują w rzeczywiste działania. Ta sama grupa pracowników potrafi załatwić więcej spraw. Zarząd działa wydajniej, ma aktualne informacje i podejmuje bardziej trafne decyzje.

– Realizacja idei biura bez papieru. Dokumenty, korespondencja krążą po firmie w formie elektronicznej w ujednolicony sposób. Nie generuje się stosów papieru. Informacja nie ginie – łatwo śledzić ścieżki jej przepływu. Papierowa korespondencja przychodząca z zewnątrz jest w kancelarii skanowana, rejestrowana w systemie i archiwizowana. Do adresata trafia już w formie elektronicznej.

– Dzielenie się wiedzą w ramach organizacji. Informacja dociera tam, gdzie jest potrzebna. ¸atwiejsze jest wdrażanie nowych pracowników, zastępstwa, delegowanie zadań.

– Zarządzanie sprawami i zadaniami. W systemie DDM rejestrowana jest historia działań dotyczących danej sprawy. Można natychmiast dotrzeć do całej korespondencji z nią związanej. Wiadomo, kto, kiedy i jakie działania podjął. Łatwiej planować zadania oraz śledzić ich realizację na podstawie definiowalnych procesów biznesowych i terminarza. System w naturalny sposób motywuje do rzetelnej pracy.

– Efektywna implementacja i kontrola wewnętrznych standardów działania dzięki funkcji workflow. DDM wymusza przestrzeganie procedur postępowania oraz obiegu i autoryzacji dokumentów. Eliminuje śródła najczęściej popełnianych błędów: pracę z nieaktualnymi wersjami dokumentów, pracę w oparciu o niekompletny zestaw dokumentów. Jest niezastąpionym narzędziem podczas wprowadzania i utrzymania norm z serii ISO 9000:2000.

– Zgromadzenie w centralnej bazie wszystkich danych dotyczących klientów, dostawców, partnerów biznesowych, takich jak: osoby kontaktowe, historia wymiany korespondencji, procesy biznesowe związane z klientem (np. zdobycie nowego klienta, reklamacje, windykacja), dokumenty, posiadane produkty, historia sprzedaży, historia płatności itd.

– Mobilność. Dzięki wykorzystaniu Internetu informacje i dokumenty dostępne są z każdego miejsca (zastosowanie do logowania kart chipowych umożliwia zachowanie pełnego bezpieczeństwa danych). Pracownicy są bardziej mobilni, łatwiejsza jest wymiana informacji między firmą a jej oddziałami. Czy rynek systemów DDM będzie się rozwijał samodzielnie, czy w ramach rynku ERP?

– Moim zdaniem rynek systemów DDM będzie się rozwijał samodzielnie. Producenci ERP traktują DDM jedynie jako dodatek do swojego sztandarowego produktu (element gry handlowej). Ograniczona funkcjonalność i mała elastyczność takich moduów w połączeniu z brakiem doświadczenia oraz wypracowanych metod wdrażania powoduje, że naturalną tendencją jest przekonywanie klientów, żeby wdrożenie DDM przeprowadzić na końcu. W konsekwencji moduły te są często odkładane na półkę.

Dopóki rynek ERP będzie chłonny, dostawcy ERP nie będą skłonni do rozwijania swoich modułów DDM. W tym czasie wyspecjalizowani dostawcy systemów zarządzania informacją (tacy jak Logotec Enterprise) zdobędą klientów, doświadczenie oraz wypracują metody integracji z ERP, co pozwoli im na zajęcie wystarczająco silnej pozycji rynkowej, aby skutecznie konkurować z dostawcami ERP oferującymi moduły DDM. Jak można oszacować obecne wykorzystanie systemów zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym w Polsce?

Systemy DDM wykorzystywane są w sektorze przemysłowym ciągle jeszcze w stopniu niedostatecznym. Przedsiębiorstwa przemysł owe przystępują do wdrożenia systemów ERP często dopiero wtedy, kiedy mają „nóż na gardle”. Sfera zarządzania dokumentami, podobnie jak CRM, traktowana jest po macoszemu.

Można natomiast zauważyć prawidłowość, że systemy DDM kupowane są obecnie przez liderów rynkowych. Należy się spodziewać, że wraz z nasycaniem się rynku ERP, coraz większą konkurencją wymuszającą innowacyjność oraz pojawianiem się naśladowców znaczenie rynku systemów DDM w sektorze przemysłowym w Polsce będzie rosło.

W sektorze produkcyjnym czasem trudno uzasadnić wydatki na systemy wspomagające

Waldemar Ziomek, prezes firmy ArchiTec

Rynek systemów zarządzania dokumentami rozwija się wolniej niż cały rynek IT ze względu na:

– brak regulacji prawnych,

– w Polsce poza dużymi integratorami (jak Prokom, Softbank, ComputerLand, ArchITec) jest tylko kilka firm, które specjalizują się w tego rodzaju oprogramowaniu,- niewiele przedsiębiorstw może sobie pozwolić na tego typu inwestycje – poza kilkudziesięcioma największymi,

– w Polsce wciąż relatywnie tanio można wynajmować powierzchnię magazynową, dlatego łatwiej zapłacić za dodatkową szafę niż za system archiwizacyjny,

– dopiero od niedawna polskie przedsiębiorstwa dostrzegają potrzebę ciągłego poprawiania jakości obsługi klienta – z czym wiąże się budzące się zainteresowanie systemami zarządzania dokumentacją.

Stosowanie systemów DMS daje wiele korzyści, m.in.:

– szybki dostęp do dokumentu,

– współdzielenie zasobów, z jednego dokumentu może korzystać jednocześnie więcej osób,

– ograniczenie kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych (kopiowanie, drukowanie),

– kontrola dostępu do dokumentu i nadawanie uprawnień do określonych dokumentów, a w związku z tym zwiększenie bezpieczeństwa,

– wersjonowanie dokumentów (każda kolejna zmiana jest rejestrowana z adnotacją, kto i kiedy jej dokonał). Rynek systemów DMS rozwija się i będzie się rozwijał samodzielnie. Rozwój rynku ERP oczywiście stymuluje jego rozwój, ale to nie oznacza, że rozwój DMS jest wyłącznie uzależniony od tego, co dzieje się w systemach ERP. Istnieje wiele innych rodzajów oprogramowania, które również wpływają na rozwój systemów DMS: CRM, BPM czy SCM.

W sektorze przemysłowym zainteresowanie systemami do zarządzania dokumentów jest obecnie bardzo małe. To sektor produkcyjny, dlatego trudno uzasadnić wydatki na tego typu systemy wspomagające – zupełnie inaczej niż na przykład w firmach usługowych, gdzie często sami klienci wymuszają zakup systemów usprawniających działalność firmy.