24.05.2013

Outsourcing oznacza wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, a rozumiany jest zazwyczaj jako wydzielenie ze struktury organizacyjnej macierzystego przedsiębiorstwa realizowanych przez nie funkcji i przekazaniu ich do wykonania innym, zewnętrznym podmiotom. Coraz częściej dotyczy to działów IT, także w sektorze komunalnym.

Podstawowe znaczenie mają dwa czynniki: wysoka jakość stałej obsługi infrastruktury IT – zapewnienie firmie wszelkich niezbędnych usług informatycznych zgodnie z oczekiwanym standardem oraz koszty. Klient, który powierza specjalistom opiekę informatyczną w ramach outsourcingu IT, oszczędza środki, które może zainwestować w swoją podstawową działalność. Piotr Krzysztoporski, Dyrektor ds. Konsultingu firmy Epicor pod kreślą, że generalna zasada dotycząca tego, co i w jakim stopniu należy outsourcować odnosi się do rozróżnienia tzw. core business i pozostałych obszarów. Najbezpieczniejszy, z punktu klienta, scenariusz zakłada zlecenie firmom zewnętrznym obsługę procesów, które nie są kluczowe.

Korzyści i zakres

Specyfika IT polega m.in. na tym, że zmiany technologiczne mają charakter ciągły. Niemal na okrągło istnieje potrzeba wdrażania nowych rozwiązań, bądź modyfikowania już istniejących. Z praktyki wiadomo, jak powszechnym problemem jest potrzeba permanentnej wymiany sprzętu na nowszy, nowelizacji oprogramowania. Zlecenie zadań firmie zewnętrznej może być tańszym rozwiązaniem aniżeli utrzymywanie własnego działu. Firmy komunalne posiadają wiele środków technicznych, a istotnym elementem mogą być koszty związane z ich utrzymywaniem, (koszty personelu, zaplecza itp.).

W ASK Systemy Informatyczne wyliczają oferowane w ramach outsourcingu IT rozwiązania. Są wśród nich działania związane z bezpośrednim funkcjonowaniem systemu (zabezpieczenia sieci lokalnej przed zagrożeniami z zewnątrz i od wewnątrz – wirusy, włamania; administracja serwerami pocztowymi, plikowymi, drukarkowymi, aplikacyjnymi, terminalowymi), jak i wszystko, co dotyczy bezpieczeństwa danych (projektowanie kompleksowej polityki bezpieczeństwa przechowywanych danych; troska o sprzęt i oprogramowanie -systematyczne dokonywanie diagnostyki oraz konserwacji sprzętu komputerowego; migracje i aktualizacje systemów operacyjnych; bieżące wsparcie techniczne dla użytkowników; usuwanie awarii sprzętu i oprogramowania), dokumentacja i archiwizacja (konfiguracja usługi katalogowej; procedury kopii zapasowych; archiwum elektroniczne).

Ważne są szczegóły

Zlecenie usług związanych z IT może dotyczyć szeregu działań, łączyć w sobie obsługę księgowości, interakcji z dostawcami i klientami (zakupy, fakturowanie, obsługa posprzedażna itp.), gospodarkę magazynową, zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie i nadzór. W ramach outsourcingu nierzadko chodzi o obsługę serwerów. Firma zewnętrzna w ramach tej usługi przejmuje odpowiedzialność za funkcjonowanie urządzeń powierzonych jej opiece, przy czym największy nacisk kładzie się na maksymalne zabezpieczenie serwerów przed dostępem osób niepowołanych z internetu bądź z wnętrza sieci lokalnej (to wymaga m.in. dokonywania jak najszybszych aktualizacji zainstalowanego na danych urządzeniach oprogramowania). W firmie Cirrus usłyszeliśmy, że każda usługa tego rodzaju wymaga dostosowania szczegółów do potrzeb konkretnego klienta, do uwzględnienia specyfiki branży, a także np. pracy serwerów pod kontrolą bardzo rożnych systemów operacyjnych.

Zapanować nad danymi

Praktycy przekonują, jak olbrzymie znaczenie dla firmy usługowej ma usprawnienie procesu zarządzania dokumentami. Zintegrowane systemy zarządzania pozwalają bowiem na znacznie szybszy i wygodniejszy dostęp do informacji. Im łatwiejsze i prostsze dotarcie do informacji o danym kliencie czy kontrahencie, tym sprawniejsza jego obsługa. Kompleksową ofertę usług świadczonych w modelu outsourcingowym posiada np. ArchiDoc. Rozpoczyna się od procesu… skanowania. Usługa obejmuje przekształcanie na postać elektroniczną dokumentów (w tym w skali masowej), których obrazy są udostępniane klientowi w najwygodniejszej dla niego formie: za pomocą strony internetowej lub na odpowiednich nośnikach. W procesie wykorzystywane są skanery umożliwiające digitalizowanie nawet 350 tyś. kartek na dobę. Przekształcenie dokumentów z formy papierowej na elektroniczną zapewnia klientowi szybszy dostęp do informacji, także poza siedzibą firmy. Rozszerzeniem usługi skanowania jest zastosowanie technologii OCR, ICR i OMR. Optical Character Recognition (OCR) to automatyczny odczyt pisma maszynowego z elektronicznych obrazów dokumentów standardowych (np. faktur lub reklamacji) i przetwarzanie go na format tekstowy; Intelligent Character Recognition (ICR) to automatyczny odczyt i przetwarzanie na format tekstowy pisma odręcznego natomiast Optical Mark Recognition (OMR) to rozpoznawanie w obrazie zeskanowanego dokumentu „znaczników", takich jak pola wyboru, kody kreskowe itp.

Dzięki wprowadzeniu technologii OCR znika również ryzyko błędów związanych z ręczną obróbką danych.
Istotne staje się udostępnianie dokumentów z elektronicznego archiwum przez internet. Usługa dedykowana jest dla klientów, którzy nie posiadają własnego repozytorium. W jej ramach wydzielić można miejsce na swoim serwerze, na którym zapisuje się wszystkie zdigitalizowane dokumenty. Zdefiniowani użytkownicy końcowi mogą korzystać z tych zasobów zdalnie, za pomocą przeglądarki. Każda operacja dokonywana na dokumencie podlega rejestracji, a zdefiniowane prawa dostępu użytkowników do poszczególnych informacji chronią przed niewłaściwym wykorzystaniem.

Adam Brzozowski