Archiwizacja, przechowywanie i porządkowanie dokumentów
ArchiDoc oferuje swoim klientom usługę archiwizowania dokumentacji. Dbamy przede wszystkim o bezpieczeństwo. Dane są zabezpieczone przed wyciekiem, czy poznaniem ich zawartości przez osoby trzecie. ArchiDoc dysponuje największym i jednym z najnowocześniejszych archiwów dokumentów w kraju. Przechowywanie dokumentów w formie fizycznej i elektronicznej odbywa się przy wsparciu najnowszej technologii.
W zakres usługi wchodzą takie elementy, jak:
przechowywanie
i archiwizacja dokumentów
porządkowanie
i wsparcie zgodne z RODO
udostępnianie oryginałów dokumentów
udostępnianie
skanów dokumentów
brakowanie i niszczenie dokumentów
transport dokumentów
doradztwo w zakresie optymalizacji procesów archiwizacyjnych
Zarządzamy dokumentami kompleksowo. ArchiDoc to nie tylko archiwizacja. Nasi pracownicy zajmują się porządkowaniem dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i RODO. Organizujemy transport jednostkowy i masowy. W ciągu kilku godzin jesteśmy w stanie odnaleźć każdy zamówiony przez aplikację on-line dokument i udostępnić go w oryginale lub skanie.
Porządkowanie i archiwizacja dokumentów to nasza pasja. Od 30 lat zmieniamy się w oparciu o potrzeby naszych Klientów. Chcemy być liderem, wyprzedzać zjawiska gospodarcze, dbając o bezpieczeństwo i przestrzeganie prawa.
Jeśli mają Państwo pytania, chętnie doradzimy. Porozmawiamy, jak usprawnić zarządzanie dokumentami w Twojej firmie.
Udostępnianie dokumentów
Często potrzebujemy jakiegoś dokumentu „na wczoraj”. Poszukiwanie we własnym, nieuporządkowanym archiwum to koszmar. Zewnętrzna firma, przechowująca oryginały to dostępność najwcześniej kolejnego dnia. W ArchiDoc działamy inaczej. Dzięki stworzonemu przez nas systemowi INDO ON-LINE dokument może być dostępny nawet w ciągu 4 godzin. Jak to możliwe?
W ramach INDO ON-LINE nasi Klienci mają do dyspozycji wyszukiwarkę dokumentów, dzięki której każdy uprawniony użytkownik może odnaleźć dokument w naszej bazie. Kiedy już znajdzie szukany dokument, może wypożyczyć go w formie papierowej lub otrzymać jego skan. Jeśli zdecyduje się na formę papierową, zorganizujemy transport kurierem. Wystarczy skan? Można wysłać prośbę o ten rodzaj udostępnienia dokumentu z poziomu INDO ON-LINE. W zależności od priorytetu, czas realizacji zamówienia może wynieść nawet 4 godziny!
Co więcej, Klient może zostać każdorazowo poinformowany, jeśli określony ustawowo okres archiwizacji i przechowywania danego dokumentu upłynie. Wówczas zaoferujemy brakowanie i niszczenie akt, które nie są już dłużej potrzebne. Wszystko to odbędzie się w sposób bezpieczny i nowoczesny. Jeżeli mają Państwo wątpliwości co do prawidłowego sposobu przechowywania dokumentów w firmie, przyjdziemy z pomocą. Jedną z pozycji w naszej ofercie jest audyt procesów archiwizacyjnych na prośbę Klienta. Szczególnie istotny w dobie ochrony danych osobowych i RODO.
Dlaczego warto nas wybrać? Cztery główne wyznaczniki naszej jakości to:
Redukcja kosztów przechowywania dokumentacji – brak konieczności wynajmu kolejnych pomieszczeń biurowych, by stworzyć firmowe archiwum dokumentów
Zgodność z obecnie obowiązującymi regulacjami prawnymi – cały proces realizujemy z poszanowaniem obecnie obowiązujących regulacji prawnych, dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów oraz RODO
Bezpieczeństwo – dzięki systemowi fizycznego i elektronicznego monitoringu całego procesu archiwizacji, istnieje pewność, że wszystkie dane są bezpieczne
Uproszczenie dostępu – dokumenty są dostępne przez cały czas, a proces ich wypożyczenia, czy otrzymania ich skanu jest maksymalnie uproszczony
Case studies
PKP Energetyka S.A.
Ponad 2 500 metrów bieżących przejętej i zarejestrowanej dokumentacji, odbiór dokumentów z 18 lokalizacji w całej Polsce
PKP Energetyka Centrum Usług Wspólnych Sp. z o.o.
Około 6 000 dokumentów papierowych i elektronicznych procesowanych w skali miesiąca, około 120 000 pozyskiwanych metryk w trakcie miesiąca.
Sprawdź, co możemy zrobić dla Twojej firmy!
Nasi klienci
