Digitalizacja i skanowanie dokumentów

Dynamiczne zmiany gospodarcze oraz rozwój technologii sprawiają, że w dzisiejszych czasach papierowe archiwum dokumentów jest uzupełniane, a nawet zastępowane przez elektroniczne odpowiedniki. Dokumenty zapisane tylko na papierze mogą ulec zniszczeniu, a dostęp do nich jest utrudniony. Coraz więcej firm i instytucji decyduje się zamienić archiwa na e-archiwa. Każdego roku kolejne instytucje kultury decydują się na digitalizację zbiorów. Skanowanie to jedna z kluczowych usług dostępnych w ofercie ArchiDoc.

Skanowanie dokumentów

Ograniczenie liczby wykorzystywanych dokumentów papierowych jest korzystne nie tylko z powodów finansowych lub prestiżowych. Dzięki niej, nie tylko ograniczamy przestrzeń potrzebną na przechowywanie dokumentów papierowych, ale również chronimy środowisko. Dodatkowo, jeśli firma ma oddziały rozsiane w różnych miastach, centralne skanowanie dokumentów pozwala na korzystanie z firmowych zasobów pracownikom oddziałów w każdym miejscu w kraju.

Co wchodzi w skład usługi skanowania? Decydując się na naszą ofertę, Klienci otrzymują:

skanowanie i digitalizację

rejestrację danych
z dokumentów (OCR)

automatyczny odczyt danych z dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR

udostępnienie dokumentów w e-archiwum Klienta lub w Data Center ArchiDoc

skanowanie i rejestracja dokumentów w systemie elektronicznego obiegu dokumentów

skan dokumentów zapisany i przekazany na nośniku zewnętrznym

Skanowanie dokumentów może okazać się szczególnie ważne w przypadku firm zatrudniających wiele osób i posiadających bogate teczki pracownicze. Przechowywanie tych dokumentów z czasem może stać się problematyczne. Dobrym rozwiązaniem jest wówczas stworzenie e-teczki pracownika. Czym jest e-teczka? Jest to zbiór zeskanowanych dokumentów dotyczących danego pracownika, umieszczony w dedykowanym katalogu, zarządzanym przez wygodną aplikację.

To, co wyróżnia ArchiDoc na rynku, jest możliwość zeskanowania różnego rodzaju dokumentów i obiektów. Jakie dokumenty możemy zeskanować?

dokumenty papierowe (do formatu A0) – oznacza to, że możemy zeskanować zwolnienie lekarskie do e-teczki pracownika, ale także dużą mapę lub część dokumentacji technicznej
mikrofilmy i negatywy – szczególnie ważne w przypadku tworzenia archiwów cyfrowych instytucji kultury
książki i starodruki – biblioteka może być teraz dostępna dla wszystkich bez konieczności oczekiwania na zwrot szukanej przez nas pozycji
zdjęcia – wspomnienia zapisane są na zawsze, a przynajmniej na tak długo, jak istnieje nośnik cyfrowy
mapy i dokumentację techniczną
dokumenty wielkoformatowe

SKANOWANIE SPECJALISTYCZNE – dowiedz się więcej

E-Archiwum

Co robimy z zeskanowanymi, czasem ogromnymi ilościami dokumentów? Jak Klient odnajduje się w takiej ilości plików? Z pewnością nie trudniej niż w tradycyjnym archiwum! E-Archiwa stworzone dla naszych Klientów, wyposażone są w elektroniczne repozytorium. Oznacza to, że potrzebny dokument odnajdywany jest w specjalnym katalogu bez konieczności przeszukiwania wielu bibliotecznych szufladek!

Co więcej, każdy skan lub wersję tekstową zeskanowanego dokumentu (pozyskaną za pomocą techniki optycznego rozpoznawania znaków znanej jako OCR) można znaleźć, używając różnych kryteriów! Nazwisko autora dokumentu, książki, zdjęcia, czy mikrofilmu niekoniecznie będzie potrzebne. Wszystko to przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa – nasi pracownicy nie pozwolą, by powierzone nam do digitalizacji dokumenty trafiły w niepowołane ręce. Restrykcyjne normy bezpieczeństwa są dla nas podstawą, na której budujemy zaufanie naszych Klientów. Z tego względu zaufały nam już takie firmy jak DPD Polska czy Lubelska Biblioteka Wirtualna.

Dlaczego warto wybrać digitalizację i skanowanie dokumentów w firmie ArchiDoc?

Dzięki nam znacząco redukowana jest liczba papierowych dokumentów w biurze. Polityka czystych biurek stanie się wówczas dużo łatwiejsza do wprowadzenia.

A jeśli nie ma możliwości przeprowadzenia skanowania dokumentów poza siedzibą? To już nie jest problemem, dzięki przenośnemu sprzętowi nasi pracownicy mogą zrobić to w dowolnym miejscu wskazanym przez Klienta.

Oferujemy szybki i wygodny dostęp do e-dokumentów, niezależnie od ich rodzaju. Dział kadr znajduje się w Warszawie, a pracownicy są zlokalizowani we Wrocławiu? Ich dokumenty trafią do e-teczki pracownika, którą specjaliści od kadr będą mogli zarządzać zdalnie! Oczywiście zabezpieczymy również oryginały dokumentów.