Obieg dokumentów w firmie

Zakres

EOD czyli co?

Przekazywanie pism i różnych dokumentów z rąk do rąk, biegając po piętrach lub pomiędzy budynkami w firmie to już przeszłość. W dobie innowacyjnych rozwiązań elektroniczny obieg dokumentów staje się standardem operacyjnym w przedsiębiorstwach.

System stworzony dla CMC Poland umożliwia rejestrowanie, przekazywanie, a następnie dekretowanie do odpowiedniej komórki organizacyjnej każdego pisma w ramach ściśle zdefiniowanego obiegu dokumentów w spółce. Dzięki temu pracownik właściwego działu może wykonywać swoje obowiązki na zarejestrowanym dokumencie, np. przygotować korespondencję zwrotną czy zamknąć sprawę na podstawie wcześniej zarejestrowanych danych. Aby ułatwić rozliczenie każdej wysyłki, proces obsługi korespondencji wychodzącej jest zintegrowany z cennikiem Poczty Polskiej, poprzez zaimportowanie danych z cennika oraz przeniesienie danych z EOD do szablonów zestawień dostawcy. Jest to istotna funkcja optymalizacyjna, która wspomaga raportowanie i alokację kosztów oraz monitoring ścieżki obiegu dokumentacji.

Liczby

- Skala i liczba procesów biznesowych w CMC Poland sprawiają, że dla zachowania efektywności konieczne jest korzystanie z kompleksowych systemów zdalnego zarządzania danymi. Kluczowym celem optymalizacji było to, aby system EOD pomógł zapanować nad dokumentacją i wspomóc wyszukiwanie każdego dokumentu w obiegu. Pandemia tylko przyspieszyła decyzję klienta, co zaprocentowało podczas pracy zdalnej – mówi Rafał Guzowski, Head of IT w ArchiDoc, OASIS Group.

Korzyści biznesowe

Korzyści dla CMC Poland z wdrożenia e-kancelarii przez ArchiDoc

Obecnie z systemu EOD ArchiDoc korzysta biuro centralne CMC w Zawierciu i 15 oddziałów firmy w całej Polsce. Mimo złożonej struktury firmy oraz dużej liczby użytkowników systemu łatwo ustalić etap, na którym znajduje się każdy dokument oraz który z użytkowników wykonał jakie czynności. To sprzyja transparentności całego procesu. Natomiast różne poziomy dostępu oraz uprawnienia, jakimi dysponują główni administratorzy biznesowi, zapewniają bezpieczeństwo i dostęp do informacji ograniczony wyłącznie do upoważnionych do tego osób.

Najważniejsze korzyści:

• Zgodność z RODO. Dzięki funkcjonalności monitorującej czas przechowywania dokumentacji możliwe jest efektywne zarządzanie pismami zgodnie z wymaganiami RODO.

• Łatwe dostarczanie, raportowanie i wyszukiwanie dokumentacji bez konieczności procesowania dokumentów papierowych. Przed wprowadzeniem systemu EOD cała korespondencja w CMC Poland była rejestrowana w papierowych dziennikach korespondencji. Obecnie każdy status sprawy, ilość wysłanej dokumentacji, etap odpowiedzi/weryfikacji dokumentów jest monitorowany przez system, co m.in. umożliwia terminowe odpowiedzi na pisma. System wyposażony jest także w rozwiązania kontrolne, weryfikujące i raportujące w każdym czasie, czy dany pracownik wygenerował w odpowiednim terminie odpowiedź w danej sprawie, wykorzystując mechanizm blokady użytkownika w przypadku próby pominięcia przez niego tego kroku w procesie.

• Szybkie generowanie zestawień i rozliczeń. System Webcon BPS umożliwia automatyczne generowanie codziennych zestawień korespondencji dla danego typu wysyłki, np. zestawienia uwzględniające korespondencję wysłaną listem poleconym czy listem zwykłym Poczty Polskiej.

• Automatyczna weryfikacja wprowadzonych zmian na każdym etapie procesu. System Webcon BPS daje możliwość weryfikacji każdego typu czynności wykonanej w systemie poprzez rejestrację akcji przeprowadzanych przez poszczególnych użytkowników. W przypadku dokonania nieuzasadnionych procesowo modyfikacji, system umożliwia szczegółowy podgląd historii zmian wraz z wersjonowaniem dokumentu. System wspomaga zachowanie kompletności danych niezbędnych do uzupełnienia na danym kroku poprzez wyświetlanie informacji użytkownikowi i sugerowanie mu kolejnych kroków.

• Utrzymanie porządku w obiegu korespondencji dzięki barkodowaniu dokumentacji przychodzącej. Każde pismo przychodzące otrzymuje swój indywidualny kod kreskowy (barkod). Jest to pierwszy krok w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. Po zeskanowaniu dokumentu z unikatowym barkodem system odpowiednio przekazuje odwzorowania cyfrowe dokumentów do dedykowanych folderów, przypisanych dla danej jednostki organizacyjnej po stronie klienta. Barkod można następnie wykorzystać w procesie archiwizacji dokumentacji papierowej poprzez jego powiązanie z daną zbiorczą jednostką aktową, a następnie z danym pudłem archiwizacyjnym lub, jak w przypadku CMC Poland, do szybkiego wyszukiwania pisma w systemie.

• Szybka organizacja i rejestracja dokumentów w dedykowane sprawy. System umożliwia rejestrację spraw. Oznacza to, że pisma przychodzące i wychodzące mogą być klasyfikowane/wiązane w sprawy, których dotyczą. Dużym wyzwaniem dla ArchiDoc była odpowiednia konfiguracja uprawnień, tak aby jedynie wybrane osoby lub działy mogły nimi zarządzać, z jednoczesnym ograniczeniem uprawnień innym użytkownikom. Tego wymagała struktura organizacyjna CMC.